วิธีจัดการกับการประชุมที่ไม่มีวันสิ้นสุด

คอลัมนิสต์ของ Inc.com Alison Green ตอบคำถามเกี่ยวกับสถานที่ทำงานและปัญหาการจัดการ - ทุกอย่างจาก วิธีจัดการกับเจ้านายขนาดเล็กaging วิธีการพูดคุยกับคนในทีมของคุณ เกี่ยวกับกลิ่นตัว .

นี่คือบทสรุปของคำตอบสำหรับคำถามห้าข้อจากผู้อ่าน

1. วิธีจัดการกับการประชุมที่ไม่สิ้นสุดตรงเวลา

สิ่งที่ทำให้ฉันหงุดหงิดอยู่เสมอในที่ทำงานของฉันแต่เริ่มแย่ลงไปอีก: 90 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมของเราไปตามเวลาที่กำหนดไว้ บางครั้งมีนัยสำคัญ (30 นาทีหรือมากกว่านั้น) ถ้าฉันมีการประชุมอีกจริง ๆ หรือไม่มีบุคคลระดับสูงอยู่ที่นั่น ฉันจะขอโทษตัวเองตามเวลาสิ้นสุดที่กำหนด แต่มักจะเป็นคนที่ทำให้การประชุมใช้เวลานาน ไม่มีใครผิด แต่มีหลายคนที่มีส่วนร่วมในหลายวิธี: ผู้เล่นหลักมาประชุมสาย 5-10 นาที, ผู้นำการประชุมไม่มีวาระที่ชัดเจน, บางคนทำให้การประชุมหยุดชะงักเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องทั้งหมด หัวข้อที่แตกต่างกัน 'ตราบใดที่เราทุกคนอยู่ในห้อง' ผู้คนวางแผนวาระที่ยาวเกินไปที่จะพูดคุยกับผู้คนที่นั่น (เรามีความคิดเห็นที่ยืดเยื้อ) หรือการประชุมมีวาระที่คลุมเครือเช่น 'การระดมความคิดแบบกลุ่ม .'

คนที่ไม่ได้อยู่ในระดับสูงสุดหรือเป็นผู้นำการประชุมจะทำอะไรได้บ้างเกี่ยวกับวัฒนธรรมการทำงานที่เสียเวลามากขึ้นเรื่อย ๆ นี้

กรีนตอบกลับ:

หากคุณเป็นรุ่นน้องมากอาจจะไม่มีอะไร นั่นคือวัฒนธรรมการประชุมในสำนักงานของคุณ

แต่ถ้าคุณไม่ใช่รุ่นน้องและคุณมีจุดยืน คุณก็สามารถพูดออกมาได้อย่างแน่นอน คุณอาจลองคุยกับวิทยากรที่เป็นผู้กระทำผิดที่พบบ่อยที่สุดและพูดประมาณว่า 'ฉันสังเกตเห็นว่าการประชุมเหล่านี้ดำเนินไปตามเวลาที่กำหนดเป็นประจำ คุณคิดว่าเราจะลองทำอะไรที่แตกต่างออกไปเพื่อที่เราจะได้เริ่มและสิ้นสุดตรงเวลาไหม ฉันพบว่ามีเลือดออกในสิ่งที่ฉันกำหนดไว้หลังจากนั้น

แต่ผู้อาวุโสที่มาสาย 5-10 นาทีมักจะเป็นไปในทางที่ดี ตารางงานของพวกเขามักจะแน่นและอาจตัดสินได้อย่างถูกต้องว่าการทำสิ่งที่พวกเขาทำในขณะที่เริ่มการประชุมนั้นมีความสำคัญมากกว่าการตรงต่อเวลา ที่น่าหงุดหงิดสำหรับคนที่ถูกทิ้งให้รอ

2. เพื่อนร่วมงานบอกฉันว่าเขากำลังอธิษฐานเพื่อฉัน

เพื่อนร่วมงานของฉันมีศาสนาที่แตกต่างจากฉัน เขาคอยบอกฉันอยู่เสมอว่าอาหารกลางวันของฉันเป็นบาป และถ้าฉันไม่ได้เป็นของโบสถ์ ฉันก็จะไม่ไปสวรรค์ โฮจริง ๆ แล้วฉันบอกคนอื่นว่าฉันไม่ใช่คริสเตียน 'ตัวจริง' ฉันไม่ต้องการเข้าไปในสิ่งที่ฉันเชื่อหรือสิ่งที่ฉันทำเพื่อบูชาหรืออธิษฐาน เขามักจะบอกฉันว่าเขากำลังอธิษฐานเพื่อฉัน ผมไม่ทราบว่าจะทำอย่างไร.

กรีนตอบกลับ:

capricorn man libra woman in bed

ที่ทำงานของคุณมีภาระผูกพันทางกฎหมายที่จะป้องกันไม่ให้ผู้ชายคนนี้ล่วงละเมิดคุณเกี่ยวกับศาสนา หากคุณรายงานเรื่องนี้ ให้ทำสองสิ่ง -- อย่างแรก ถ้าคุณยังไม่ได้ดำเนินการ บอกให้เขาหยุดอย่างชัดเจน เช่นเดียวกับใน 'บ๊อบ ฉันไม่อยากคุยเรื่องศาสนากับคุณ ได้โปรดอย่ายกเรื่องนี้ขึ้นกับฉันต่อไป' จากนั้น ถ้ามันดำเนินต่อไปหลังจากนั้น ให้บอกผู้จัดการของคุณ (หรือ HR) ทันที และใช้คำว่า 'บ๊อบกำลังคุกคามฉันเพราะความเชื่อทางศาสนาของฉัน และยังคงดำเนินต่อไปหลังจากที่ฉันบอกให้เขาหยุด คุณช่วยให้แน่ใจว่าฉันไม่ได้อยู่ภายใต้การล่วงละเมิดทางศาสนาเพิ่มเติมหรือไม่?'

3. บอส แล้วก็เพื่อน ตอนนี้บอสอีกแล้ว

ฉันทำงานที่บริษัทมาสามปีแล้ว หลังจากสองปี ฉันได้ตำแหน่งอื่นในบริษัทออกจากแผนกของฉัน มันไม่เกี่ยวอะไรกับเจ้านายของฉัน (คนที่ฉันรัก!) แต่ลักษณะงานมีจำกัด ตำแหน่งใหม่ของฉันกลับกลายเป็นว่าเหมาะสมอย่างยิ่ง และภายในหนึ่งปี ฉันก็พบตำแหน่งใหม่ในบริษัทเดียวกัน ในการให้สัมภาษณ์ ฉันได้รับคำเตือนว่าตำแหน่งที่จะควบคุมดูแลฉันโดยตรงนั้นว่าง และพวกเขาจะได้รับการว่าจ้างโดยเร็วที่สุด วันแรกของฉัน พวกเขาแจ้งข่าวว่าจ้างเจ้านายของฉันจากตำแหน่งแรกของฉันไปเป็นตำแหน่งว่าง!

ฉันมีความสัมพันธ์แบบมืออาชีพที่ดีกับอดีตเจ้านายของฉันเมื่อฉันทำงานให้กับเธอ แต่เมื่อฉันจากไป เราเป็นเพื่อนกันบน Facebook และแลกเปลี่ยนข้อความที่ไม่เป็นทางการค่อนข้างสม่ำเสมอตั้งแต่ฉันจากไป เราทั้งคู่ลดตัวกรองระดับมืออาชีพของเราลงเนื่องจากเราทั้งคู่ไม่คิดว่าเราจะทำงานร่วมกันอีกครั้ง ตอนนี้เราเป็นกันแล้ว ฉันอยากจะนั่งคุยกันว่าจะเลิกเป็นเพื่อนกันดีไหม และจะเปลี่ยนกลับไปเป็นความสัมพันธ์แบบมืออาชีพที่เรามีกันเมื่อก่อนได้อย่างไร แต่ฉันกังวลว่ามันจะฟังดูน่าขยะแขยงจากฉัน และบางทีอาจเป็นอะไรบางอย่าง ที่ควรจะมาจากเธอ? ฉันควรให้โอกาสเธอพูดเรื่องนั้นก่อนหรือแค่ปล่อยมันไปและดูว่าความสัมพันธ์ของเราจะคลี่คลายไปเองโดยไม่มีบทสนทนาที่อาจอึดอัดหรือไม่

กรีนตอบกลับ:

ฉันจะรอดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น หากคุณมีความสัมพันธ์แบบมืออาชีพเมื่อคุณเคยทำงานด้วยกันมาก่อน เป็นไปได้มากที่เธอเข้าใจขอบเขตของอาชีพและคุณทั้งคู่จะถอยออกมาอย่างเป็นธรรมชาติและมันจะออกมาดีเอง คุณ สามารถ พูดว่า 'ตอนนี้เรากำลังทำงานร่วมกัน กำลังตัดการเชื่อมต่อบน Facebook เพียงเพื่อที่เราจะกลับไปเป็นความสัมพันธ์แบบเจ้านาย/พนักงาน' แต่ฉันไม่รู้ว่าคุณจำเป็นต้องทำอย่างนั้นด้วยซ้ำ ห่างออกไป ฉันมีแนวโน้มที่จะเพียงแค่รอดูว่ามันจะออกมาเป็นอย่างไร (ในทางกลับกัน ถ้ามันไม่จัดการเอง มันจะอึดอัดมากขึ้นเมื่อคุณต้องพูดถึงมันในอีกสองสามสัปดาห์ ดังนั้นจึงมีข้อโต้แย้งที่จะพูดตอนนี้)

4. การอัปเดตโปรไฟล์ LinkedIn ของคุณทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังหางานอยู่หรือไม่

เมื่อเร็วๆ นี้ เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งกำลังอยู่ระหว่างการย้ายออกจากบริษัทด้วยเหตุผลหลายประการ เขาได้แสดงกับเจ้าของที่พักว่าเขาต้องการใช้เวลาคิดหาสิ่งต่างๆ ก่อนที่จะหางานใหม่ แต่เจ้าของสังเกตเห็นว่าเขากำลังเพิ่มคนรู้จักใน LinkedIn และตีความว่าพนักงานคนนี้ต้องกระตือรือร้นหางานทำ

มีความประทับใจทั่วไปหรือไม่เมื่อคุณอัปเดต LinkedIn ของคุณว่าคุณกำลังหางานใหม่อยู่หรือไม่? เจ้าของเพิ่มฉันเป็นคนรู้จักและเพิ่งได้รับการเลื่อนตำแหน่งและต้องการเปลี่ยนชื่องานและความรับผิดชอบ แต่ไม่ต้องการให้เขาคิดว่ามันหมายความว่าฉันกำลังมองหาสิ่งใหม่ ฉันควรงดการอัปเดตเพราะฉันไม่ต้องการออกในเร็วๆ นี้หรือไม่ ฉันสงสัยว่าการตีความของเขามีความเฉพาะเจาะจงกับสถานการณ์ของเพื่อนร่วมงานหรือไม่ หรือเขาจะข้ามไปที่ข้อสรุปด้วยการอัปเดตของฉันด้วยหรือไม่

กรีนตอบกลับ:

เป็นความจริงที่หากมีกิจกรรมมากมายในโพรไฟล์ LinkedIn ของคุณเมื่อก่อนหน้านี้มีน้อยมาก ผู้จัดการบางคนก็สงสัยว่าคุณกำลังหางานอยู่หรือไม่ ส่วนใหญ่แล้ว มันเป็นการสันนิษฐานที่งี่เง่า เพราะผู้คนใช้ LinkedIn สำหรับสิ่งต่าง ๆ นอกเหนือจากการหางาน -- การสร้างเครือข่ายกับผู้ติดต่อสำหรับตำแหน่งปัจจุบันของพวกเขา ค้นหาเพื่อนร่วมงานเก่า ฯลฯ

แต่การอัปเดตโปรไฟล์ของคุณหลังการเลื่อนตำแหน่งถือเป็นเรื่องปกติที่ต้องทำ ดังนั้นฉันจะไม่กังวลกับการทำเช่นนั้น นอกจากนี้ยังมีวิธีปิดการแจ้งเตือนที่ออกไปเมื่อคุณอัปเดตโปรไฟล์ ดังนั้นวิธีเดียวที่คนอื่นจะสังเกตเห็นได้หากพวกเขากำลังติดตามโปรไฟล์ของคุณอยู่

อย่างไรก็ตาม หากคุณกังวลใจ คุณสามารถพูดกับเจ้าของว่า 'อ้อ ในกรณีที่คุณสังเกตเห็นว่าฉันได้อัปเดต LinkedIn ของฉัน นั่นเป็นเพราะการเลื่อนตำแหน่ง ฉันไม่ต้องการให้คุณตีความ! อาจเป็นการดีที่จะเสริมว่า 'แม้ว่าฉันจะเล่นกับมันเป็นครั้งคราวเพื่อความสนุกสนานเช่นกัน ดังนั้นได้โปรดอย่าอ่านอะไรเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่นั่น'

5. ผู้สัมภาษณ์โกรธที่โทรมาหลายครั้งตอนเธอป่วย

ฉันได้สัมภาษณ์เมื่อวันพฤหัสบดีที่ผ่านไปด้วยดี ฉันถูกบอกว่าฉันจะได้ยินจากผู้จัดการในวันจันทร์ ฉันโทรหาเธอในวันจันทร์ เวลาประมาณ 17.30 น. เพื่อติดตามและขอบคุณเธอ และมีคนบอกว่าเธอมีการสัมภาษณ์อีกครั้งที่กำหนดในวันอังคาร และฉันจะได้ยินจากเธอในวันอังคาร เย็นวันอังคารมารอบ ๆ และไม่มีการเรียก ฉันโทรไปที่สำนักงานเวลา 18.30 น. และบอกว่าเธอจากไปในวันนั้น ฉันโทรไปสองครั้งในวันพุธ บอกว่าเธอยังไม่อยู่ ทิ้งข้อความอื่นไว้ วันพฤหัสบดีฉันโทรอีกครั้งประมาณเที่ยงและบอกว่าเธอกำลังจะเข้ามา แต่พนักงานต้อนรับไม่แน่ใจว่าเมื่อไหร่ ฉันรอจนถึง 17:40 น. และโทรกลับเพื่อแสดงว่าฉันสนใจมาก และในที่สุดก็บอกว่าเธอป่วยเมื่อสองสามวันที่ผ่านมา

ผู้จัดการโทรหาฉันจากที่บ้านและฝากข้อความเสียงว่า 'พนักงานต้อนรับของฉันบอกคุณสี่ครั้งวันนี้ว่าฉันไม่สบาย ฉันไม่รู้ว่าคุณต้องบอกกี่ครั้ง ณ จุดนี้ ฉันไม่สามารถเสนอตำแหน่งให้กับคุณได้' ปัญหาของฉันคือ ฉันไม่เคยบอกว่าเธอป่วย จนกระทั่งได้รับโทรศัพท์ครั้งสุดท้าย ฉันจะใช้วิธีนี้เพื่อบอกให้เธอรู้ว่าเธอได้รับข้อมูลผิดๆ และฉันไม่ได้บอกว่าเธอป่วย ฉันจะไม่โทรติดตามต่อไปถ้าฉันรู้

กรีนตอบกลับ:

ประเด็นก็คือ แม้ว่าเธอจะไม่ได้ป่วย แต่นี่เป็นการติดต่อมากเกินไป คุณโทรหาเธอในวันจันทร์โดยที่คุณไม่ได้ยินอะไรเลยในวันนั้น ไม่เป็นไร ค่อนข้างก้าวร้าวเพราะพวกเขาเพิ่งจะผ่านไทม์ไลน์ที่พวกเขาให้ประเด็นนั้นกับคุณ แต่ก็โอเค แต่แล้วคุณก็โทรไป ไม่เป็นไรที่จะโทรเพียงครั้งเดียวและฝากข้อความไว้ แล้วถ้าคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับหลังจากผ่านไปสองสามวัน ไม่ใช่วันเดียวแต่เป็นหลายๆ วัน คุณสามารถลองอีกครั้งเป็นครั้งสุดท้าย แต่นั่นเป็นจำนวนเงินสูงสุดที่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องดูเร่งเร้าจนเกินไป

มีเหตุผลหลายประการที่บางคนอาจใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้เพื่อติดต่อกลับ เช่น พวกเขาอาจลาป่วย หรือต้องรับมือกับเหตุฉุกเฉินในครอบครัว หรือรับมือกับเหตุฉุกเฉินในการทำงาน หรือเพียงแค่จัดการกับลำดับความสำคัญที่สูงกว่า การโทรซ้ำแล้วซ้ำอีกไม่ได้แสดงว่าคุณสนใจมาก มันบอกว่า 'ฉันคิดว่าสิ่งที่ฉันต้องการจากคุณสำคัญกว่าสิ่งอื่นใดที่คุณกำลังเผชิญอยู่ในขณะนี้'

คุณสามารถส่งอีเมลถึงผู้จัดการได้อย่างแน่นอน (ไม่ต้องโทรมาอีก) โดยพูดว่า 'ฉันขอโทษจริงๆ -- ฉันไม่รู้ว่าคุณป่วย มิฉะนั้นฉันจะไม่พยายามติดต่อคุณต่อไป ฉันขอโทษจริงๆ และหวังว่าคุณจะรู้สึกดีขึ้นในตอนนี้' แต่นั่นเป็นเพียงเกี่ยวกับการทิ้งสิ่งนี้ไว้ในที่ที่ดีกว่า ไม่น่าจะเปลี่ยนการตัดสินใจของเธอ ฉันขอโทษ.