ใช้ 'กฎ 10 นาที' เพื่อปฏิวัติประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

นี้ เรื่อง ปรากฏตัวครั้งแรกเมื่อ เดอะ มิวส์ เว็บปลายทางที่มีโอกาสในการทำงานและคำแนะนำด้านอาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ

เรียกฉันว่าบ้าก็ได้ แต่ฉันชอบนอนมากกว่าคาเฟอีน แต่ด้วยตารางงานที่ไม่แน่นอนและเส้นตายที่คับคั่ง การรับ นอนหกชั่วโมงขึ้นไปต่อคืน ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับที่ปรึกษา แค่ถามโซดาไดเอทและเพื่อนร่วมงานที่ติดกาแฟของฉัน ระหว่างงานที่มีความต้องการสูงและชีวิตในบ้านที่มีความต้องการมากขึ้น ฉันใช้เวลามากมายในการลองใช้วิธีแฮ็กเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต่างๆ เพื่อบีบให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในแต่ละวัน

เครื่องมือที่ฉันโปรดปรานในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จ? ตัวจับเวลา 10 นาทีบนโทรศัพท์ของฉัน

'กฎ 10 นาที' ของฉันค่อนข้างตรงไปตรงมา: งานทุกอย่างในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณไม่ควรเกิน 10 นาทีจึงจะเสร็จ หากใช้เวลานานกว่า 10 นาที คุณควรแยกย่อยเป็นงานย่อยหรือมอบหมายให้คนอื่น กุญแจของกฎนี้คือการบังคับใช้ ซึ่งหมายความว่าการตั้งค่าตัวจับเวลาบนโทรศัพท์ของคุณให้ปิดที่เครื่องหมาย 10 นาที ระดับของความเร็วและโฟกัสที่สิ่งนี้นำมาสู่วันของคุณนั้นไม่น่าประหลาดใจเลย

เมื่อครั้งแรกที่ฉันท้าทายทีมของฉันให้นำกฎ 10 นาทีไปปฏิบัติ ฉันมักจะพบกับความสงสัย คำถามเช่น 'บ้ามาก ฉันสามารถสร้างโมเดล Excel ขนาดใหญ่นี้โดยเพิ่มขึ้นทีละ 10 นาทีได้ไหม' และ 'คุณกำลังบอกฉันว่าคุณทำเช่นนี้ในชีวิตที่บ้านของคุณด้วยอาบน้ำ 10 นาทีและออกกำลังกาย 10 นาทีหรือไม่' ดาษดื่น (คำตอบของคำถามทั้งสองข้อนี้คือ 'ใช่!')

อยากลองไหม? ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสามข้อในการทำให้กฎ 10 นาทีใช้ได้ผลสำหรับคุณ

1. ผู้แทน

จนถึงตอนนี้ วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการหาเวลาเพิ่มเติมในแต่ละวันของคุณคือการจ้างคนนอกรายการสิ่งที่ต้องทำที่คนอื่นสามารถทำได้ภายใน 10 นาทีหรือน้อยกว่านั้น ตัวอย่างเช่น ฉันมีเพื่อนร่วมงานที่ประสบความสำเร็จและเป็นที่เคารพนับถือซึ่งอ้างว่าหัวใจของความสำเร็จของเขาคือการที่เขาพูด 'ใช่' กับทุกสิ่ง แต่จริงๆ แล้วทำงานเฉพาะที่ เท่านั้น เขาสามารถทำได้ดีที่สุด' อย่างอื่นเขามอบหมาย .

การมอบหมายไม่ง่ายอย่างที่คิด อาจเป็นเรื่องยากที่จะละทิ้งงานเมื่อคุณกลัวว่างานของคนอื่นจะไม่ดีเท่างานของคุณเอง เป็นประโยชน์ที่จะจำไว้ว่า 'ทำแล้วดีกว่าสมบูรณ์แบบ' และวิธีเดียวที่คุณจะก้าวไปข้างหน้าในอาชีพการงานของคุณก็คือการที่คุณละทิ้งสิ่งที่คุณเชี่ยวชาญและเผชิญกับความท้าทายใหม่ ๆ การเปลี่ยนแปลงทางความคิดอีกอย่างหนึ่งที่ช่วยฉันได้คือตระหนักว่าการมอบสิทธิ์สร้างโอกาสให้กับผู้อื่น ตอนนี้ฉันคิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับงานและโครงการใดบ้างที่ฉันสามารถสร้างให้กับทีมของฉันได้ ที่จะช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ เติบโต และพัฒนาอาชีพของพวกเขา

ความท้าทายประการหนึ่งที่ฉันเห็นมากที่สุดกับผู้ที่มีปัญหาในการมอบหมายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่อยู่ในตำแหน่งระดับเริ่มต้น คือการที่พวกเขาลืมไปว่าพวกเขาสามารถและควรมอบหมายงาน หากคุณรู้สึกไม่สบายใจที่จะขอให้หัวหน้างานหรือหัวหน้างานทำบางสิ่ง ให้ลองทำดังนี้: เริ่มต้นด้วยการชี้ให้เห็นว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ และวางตำแหน่ง 'คำขอ' ของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า 'ฉันต้องการให้คุณโทรหาหัวหน้าทีม' คุณสามารถพูดว่า 'ฉันกำลังดึงข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์นี้ เป็นไปได้ไหมที่คุณจะช่วยฉันโดยการโทรหาหัวหน้าทีมคนอื่น '

ในฐานะผู้จัดการ ฉันสามารถบอกคุณได้ว่าฉันมักจะพบว่าตัวเองขอร้องให้ทีมมอบหมายงานบางอย่างให้กับฉัน และฉันชอบมันมากเมื่อพวกเขาสร้างโอกาสให้ฉันได้ช่วยเหลือ

2. ค้นหางานง่ายๆ 10 นาที

คุณอาจจะสงสัยในตอนแรก แต่เพียงแค่เปลี่ยนวิธีการวางกรอบงานของคุณ คุณจะเห็นว่าแทบทุกอย่างสามารถแบ่งออกเป็นงาน 10 นาทีได้ คุณจำเป็นต้องค้นคว้าหัวข้อใหม่หรือไม่? เริ่มต้นด้วยการสแกนบทความข่าวของ Google 10 นาที ตามด้วยจดทุกสิ่งที่คุณรู้ 10 นาที และคำถามสองสามข้อแรกที่คุณต้องตอบ จากนั้น 10 นาทีแต่ละคนจะโทรหาผู้คนเพื่อรับคำแนะนำในการตอบคำถามที่เปิดอยู่ของคุณ (คะแนนโบนัสถ้า คุณฉลาดพอที่จะสังเกตเห็นว่าการโทรเป็นรูปแบบของการมอบหมาย!)

โว้ว! คุณเพิ่งบีบงานที่อาจจะเหลือทิ้งไว้เป็นชั่วโมงเป็น 30 นาที

วิธีนี้ใช้ได้ผลหลังเลิกงานเช่นกัน ฉันมีเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งที่รู้สึกทึ่งกับกฎ 10 นาทีและกฎนี้ช่วยเธออย่างไรในช่วงเวลาทำงาน เธอจึงตัดสินใจลองทำที่บ้าน เธอหยิบนาฬิกาจับเวลาสองสามเช้าเพื่อจับเวลากิจวัตรก่อนทำงานของเธอ และด้วยการอาบน้ำ 10 นาที อาหารเช้า 10 นาที ฯลฯ เธอพบว่าเธอสามารถ ลดเวลา 'เตรียมตัว' ตามมาตรฐานของเธอ แลกมันเพื่อการนอนหลับที่โลภแทน เธอไม่เคยคิดว่าจะอาบน้ำได้ภายใน 10 นาที จนกระทั่งเธอได้ลองและพบว่าจริงๆ แล้วมันค่อนข้างง่าย!

3. ใช้ตัวจับเวลานั้น

การใช้ตัวจับเวลาเป็นส่วนสำคัญของกฎ ดังนั้นอย่าลืม อย่างที่ทุกคนในโลกธุรกิจรู้ 'เราทำสิ่งที่เราวัดได้'

นี่เป็นความจริงของกฎ 10 นาทีเช่นกัน คุณต้องใช้ตัวจับเวลาหรือนาฬิกาเพื่อติดตามว่าคุณใช้จ่ายกับสิ่งต่างๆ นานแค่ไหน สมาร์ทโฟนทำให้สิ่งนี้ง่ายขึ้นด้วยแอพจับเวลาในตัว แต่นาฬิกาทุกเรือนที่มีเข็มนาทีก็ทำได้ ไม่ว่าคุณจะทำอะไร อย่าเดา เพราะถ้าคุณ ประมาณ 10 นาทีกลายเป็น 20 เสมอ คุณไม่ได้เพิ่มผลผลิตของคุณให้สูงสุด

บางครั้งคุณอาจใช้เวลาทำงานน้อยกว่า 10 นาที (มีเวลามากขึ้นด้วยซ้ำ -- เย้!) และบางครั้งนาฬิกาปลุกนั้นก็ดังขึ้นและคุณจะยังคงอยู่ในโทรศัพท์ (ไม่ ฉันไม่ได้แนะนำให้คุณวางสาย ขึ้นเมื่อนาฬิกาปลุกดับ) อย่ารู้สึกแย่กับการวิ่งเกิน - แค่จดไว้สำหรับครั้งต่อไป

ตัวอย่างเช่น หากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งชอบเดินเตร่ ให้เริ่มการสนทนาครั้งต่อไปโดยบอกเธอว่าคุณมีเวลา 10 นาทีในการระดมความคิด เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณต้องการเวลามากขึ้น? ก็ไม่เป็นไร: การติดตามเวลาที่คุณใช้ไปจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถวางแผนวันของคุณได้ดีขึ้นในครั้งต่อไป

กฎ 10 นาทีในการดำเนินการ

ตัวอย่างหนึ่งที่ฉันโปรดปรานเกี่ยวกับการใช้กฎนี้เกิดขึ้นเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาเมื่อทีมที่ฉันทำงานอยู่ได้รับโทรศัพท์ที่น่าสะพรึงกลัวจากลูกค้า 16.00 น. โดยเปลี่ยนเส้นทางงานที่เราจะนำเสนอในเช้าวันรุ่งขึ้น ฮึมากสำหรับตอนเย็นที่ผ่อนคลาย!

มีงานใหญ่สองชิ้นที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นเราจึงแบ่งทีมของเราออกเป็นสี่ส่วน ทีมย่อยของเราแต่ละทีมมีจำนวนสไลด์ PowerPoint ที่จะปรับปรุงเท่ากัน โดยมีการวิเคราะห์ในปริมาณที่ใกล้เคียงกัน ดังนั้นจึงน่าจะใช้เวลาเท่ากันกว่าจะเสร็จสมบูรณ์

ฉันบอกกับเพื่อนร่วมทีมว่าฉันอยากจะเสร็จภายในเวลา 18.00 น. เพื่อเราจะได้ไปทานอาหารเย็นกัน และเขาก็ตกลงแต่ก็ยังสงสัยในความสามารถของเราที่จะทำมันให้เสร็จ เราจึงนับหน้าต่างๆ หารด้วยเวลาสองชั่วโมงที่เหลือในวันนั้น และพบว่าถ้าเราสามารถบรรลุอัตรา 10 นาทีต่อหน้า เราจะมีเวลามากพอที่จะทำให้เสร็จ - บวกกับบัฟเฟอร์สำหรับทุกสิ่งที่พิสูจน์แล้ว จะยุ่งยากเป็นพิเศษ เติมพลัง เราแบ่งหน้า ตั้งเวลา และเริ่มหมุน เพื่อสร้างเกมขึ้นมา เราเก็บคะแนนบนกระดานไวท์บอร์ดว่าเราแต่ละคนทำเสร็จไม่เกิน 10 นาทีกี่หน้า

ประมาณ 18.00 น. เราก็เสร็จ -- และรู้สึกดีกับมันมาก อีกทีมที่ไม่ใช้กฎ 10 นาที? เสร็จประมาณ 9 โมง

ความท้าทายเปิดอยู่ สำหรับงานต่อไปของคุณวันนี้ ลองใช้ตัวจับเวลาและลองด้วยตัวคุณเอง นาฬิกากำลังเดิน!