การแบ่งปันงานเป็นตัวเลือกการทำงานที่ยืดหยุ่น โดยที่พนักงานสองคนหรือมากกว่านั้นอาจแชร์งานเดียว ตัวอย่างเช่น คนหนึ่งอาจทำงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งในวันจันทร์และวันอังคาร และบุคคลที่สองอาจดำรงตำแหน่งเดียวกันในวันพฤหัสบดีและวันศุกร์ ทั้งสองคนอาจทำงานในวันพุธและใช้เวลานั้นเพื่ออัปเดตสถานะปัจจุบันของโครงการต่างๆ ที่พวกเขาทำงานร่วมกัน สามารถจัดเตรียมอื่นๆ ได้หลากหลายเช่นกัน
การแบ่งปันงานเป็นทางเลือกที่ค่อนข้างขัดแย้งแทนการสื่อสารทางไกล ชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น สัปดาห์การทำงานที่บีบอัด และการเตรียมการอื่นๆ ที่ธุรกิจใช้เพื่อให้พนักงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในแง่ของตารางการทำงานโดยไม่เพิ่มต้นทุนและในขณะเดียวกันก็รักษาประสิทธิภาพการทำงาน การแบ่งปันงานเป็นตัวเลือกสำหรับพนักงานที่ต้องการทำงานค่อนข้างสั้น ในหลายกรณี ตำแหน่งงานร่วมกันต้องการให้บุคคลที่เกี่ยวข้องยินดีได้รับการติดต่อระหว่างสัปดาห์การทำงานแม้ในวันที่พวกเขาไม่ได้ทำงาน เพื่อให้สามารถตอบคำถามได้และการประสานงานระหว่างบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปที่ทำงานในตำแหน่งเดียวกัน .
ตามบทความใน การจัดการแผนสวัสดิการ นิตยสาร 'การแบ่งปันงานพุ่งสูงสุดในปี 2544 เมื่อบริษัทร้อยละ 26 เสนอทางเลือกในการทำงานที่ยืดหยุ่น ตามรายงานล่าสุดของ Society for Human Resource Management จำนวนบริษัทที่อนุญาตให้แบ่งงานได้ลดลงเหลือ 17% ในปี 2547 และอยู่ที่ 19 เปอร์เซ็นต์ในปี 2548 จากการสำรวจของ SHRM'
การแบ่งปันงานทำให้ธุรกิจขนาดเล็กมีโอกาสรักษาพนักงานที่มีคุณค่าซึ่งกำลังจะเกษียณอายุหรือกำลังจะมีครอบครัวใหม่ และจะพิจารณาลาออกหากไม่มีทางเลือกที่ยืดหยุ่นกว่านี้ การแบ่งปันงานสามารถช่วยขจัดความจำเป็นในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ หากพนักงานที่มีคุณค่าต้องออกจากบริษัท การแบ่งปันงานอาจดูน่ากลัวสำหรับผู้จัดการ ซึ่งอาจกลัวว่าจะนำไปสู่ความสับสน งานเอกสารที่มากขึ้น และความยุ่งยากอื่นๆ มากมาย หากมีการวางแผนที่เหมาะสมและผู้แบ่งงานแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบ อย่างไรก็ตาม ปัญหาเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้
การวางแผนตำแหน่งการแบ่งปันงาน
เพื่อให้โปรแกรมการแบ่งปันงานประสบความสำเร็จ ต้องมีการวางแผนที่มั่นคงเพื่อให้แน่ใจว่างานจะสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ผู้จัดการต้องใส่ใจกับวิธีการทำงานของระบบอย่างใกล้ชิด การสื่อสารที่แน่นแฟ้นระหว่างคู่ค้าที่ทำงานและผู้บริหาร ตลอดจนพนักงานคนอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในโครงการแบ่งปันงานเป็นสิ่งที่จำเป็น หากทำอย่างถูกต้อง การแบ่งปันงานอาจนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานในระดับสูง—อาจสูงกว่าระดับที่พนักงานดั้งเดิมเพียงคนเดียวมอบให้
ขั้นตอนแรกในการนำโปรแกรมการแบ่งปันงานไปใช้คือการตัดสินใจว่าจะแบ่งปันงานได้หรือไม่ และมีแนวโน้มว่าจะมีผู้สมัครที่จะแบ่งปันงานด้วยหรือไม่ ส่วนใหญ่แล้ว ผู้สมัครเหล่านี้มีอยู่แล้วในบริษัท แม้ว่าผู้มีโอกาสเป็นผู้ร่วมงานจะสามารถคัดเลือกจากพนักงานภายนอกได้ งานที่มีการกำหนดงานแต่ละงานอย่างชัดเจนถือเป็นงานที่ดีที่สุดในการพิจารณาสำหรับการแบ่งปันงาน ที่ซับซ้อนมากขึ้นมีแนวโน้มที่จะล้มเหลวภายใต้การจัดการประเภทนี้ เหนือสิ่งอื่นใด ฝ่ายบริหารต้องมุ่งมั่นในโครงการแบ่งปันงาน เช่นเดียวกับพนักงานที่เข้าร่วมโครงการ
ปัญหาเฉพาะหลายประการควรได้รับการจัดการก่อนเริ่มโครงการแบ่งปันงาน ซึ่งรวมถึง:
- อธิบายว่าเงินเดือนสำหรับตำแหน่งงานจะถูกแบ่งระหว่างผู้ร่วมงานอย่างไรและจะครอบคลุมชั่วโมงอย่างไร
- การพิจารณาว่าจะแบ่งวันหยุดและวันลาป่วยอย่างไรระหว่างผู้เข้าร่วม
- การจัดแบ่งผลประโยชน์การจ้างงานซึ่งให้ความคุ้มครองทั้งสองฝ่าย แต่บริษัทไม่เสียค่าใช้จ่ายเป็นสองเท่าของต้นทุนที่บริษัทจะต้องแบกรับสำหรับพนักงานเพียงคนเดียว
- อธิบายรายละเอียดว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบองค์ประกอบใดของงาน
- กำหนดวิธีการจัดการการประเมินการจ้างงานล่วงหน้าเพื่อให้ผู้แบ่งปันงานทราบว่าการประเมินของพวกเขาจะขึ้นอยู่กับผลงานของผู้แบ่งปันงานรายอื่นมากน้อยเพียงใด
เนื่องจากต้องทำงานใกล้ชิดกันมาก ผู้แบ่งปันงานควรมีมือในการตัดสินใจว่าจะแบ่งปันงานกับใคร ผู้เขียนบทความ ผู้จัดการแผนสวัสดิการ ระบุว่า 'ผู้ร่วมงานควรหาหุ้นส่วนของตนเอง มันขึ้นอยู่กับผู้ที่จะแบ่งปันงานในอนาคต ไม่ใช่นายจ้าง ในการหาเพื่อนร่วมงานที่ต้องการแบ่งปันงาน' พวกเขาไปหนึ่งเพื่ออธิบายว่านายจ้างจะต้องมีส่วนร่วมในการตัดสินใจนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคู่งานอยู่ในระดับอาชีพเดียวกันและเข้ากันได้ สุดท้าย สถานการณ์การแบ่งปันงานจะต้องเป็นประโยชน์ต่อบริษัทและพนักงานที่เกี่ยวข้อง
การแบ่งปันงานและพนักงาน
สิ่งสำคัญคือต้องหาพันธมิตรในตำแหน่งแบ่งปันงานที่มีรูปแบบการทำงาน นิสัย ความชอบ มาตรฐานคุณภาพ และทักษะในการสื่อสารที่เข้ากันได้และใกล้เคียงกัน หลายครั้ง อาจเป็นประโยชน์หากพนักงานเลือกคู่ค้าของตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามเงื่อนไขเหล่านี้ ส่วนใหญ่มักจะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับนายจ้างในการหาหุ้นส่วนการแบ่งปันงานที่มีระดับทักษะที่เทียบเท่ากัน แต่ก็ยังมีประโยชน์ที่เป็นไปได้หากพวกเขาทำไม่ได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานที่มีประสบการณ์มากขึ้นสามารถฝึกอบรมพนักงานที่กำลังมาแรงในสถานการณ์การแบ่งปันงานได้ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น นายจ้างสามารถลดเวลาและเงินที่ปกติจะใช้ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ในขณะที่ยังจ่ายเงินเดือนให้พวกเขาต่ำกว่าคนงานรุ่นเก๋าในช่วงเวลานี้
พนักงานที่มีส่วนร่วมในการแบ่งปันงานแบ่งความรับผิดชอบของตนออกเป็นหลายทาง พวกเขาสามารถแบ่งปันงานอย่างสม่ำเสมอหรือแยกเป็นงานแต่ละงานที่เหมาะสมกับแต่ละคนมากขึ้น หากงานมีงานที่ไม่เกี่ยวข้องกัน สามารถแบ่งงานเหล่านั้นออกได้ สัปดาห์การทำงานสามารถแบ่งครึ่งและสามารถสลับกะได้ ดังนั้นพนักงานหนึ่งคนจึงทำงานสามวันในหนึ่งสัปดาห์และอีกสองวันถัดไป พนักงานที่แบ่งงานต้องสามารถประสานงานตารางเวลาของตนเพื่อให้แน่ใจว่ามีคนอยู่ในงานเสมอเมื่อจำเป็น
ข้อดีของการแบ่งปันงาน
ดูเหมือนว่าผู้ที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการแบ่งปันงานคือพนักงาน ข้อตกลงประเภทนี้ทำให้พนักงานสามารถทำงานนอกเวลาเพื่อใช้เวลาอยู่กับครอบครัว ไปโรงเรียน หรือแสวงหาผลประโยชน์ส่วนตัวอื่นๆ ได้มากขึ้น คุณแม่มือใหม่พบว่ามันเป็นหนทางที่จะประกอบอาชีพต่อไปโดยที่ไม่ต้องจัดการกับความเครียดและความรู้สึกผิดที่มาพร้อมกับการดูแลลูกแบบเต็มเวลาในช่วงกลางวัน พนักงานอาวุโสที่มีประสบการณ์ซึ่งต้องการลดจำนวนลงเล็กน้อยในขณะที่ยังคงประกอบอาชีพของตนได้ประโยชน์จากการแบ่งปันงาน เช่นเดียวกับพนักงานที่ต้องการไล่ตามโอกาสทางอาชีพมากกว่าหนึ่งโอกาสในเวลาเดียวกัน นอกจากนี้ พนักงานที่แบ่งงานมักจะพบว่าการจัดประเภทนี้ช่วยลดความเครียดและความเหนื่อยหน่ายจากการทำงาน
แม้จะมีลักษณะที่มักข่มขู่และมีโอกาสเกิดความสับสน แต่การแบ่งปันงานก็ถือเป็นข้อได้เปรียบและเป็นที่ต้องการสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการ ประการแรก มีทฤษฎีง่ายๆ ที่ว่าพนักงานตั้งแต่สองคนขึ้นไปสามารถนำความสามารถที่หลากหลายมาสู่งานได้มากกว่าที่พนักงานคนเดียวจะทำได้ ในบางกรณี การแบ่งปันงานอาจนำไปสู่การขยายวันทำงาน และทำให้ผลิตภาพเพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้พนักงาน นายจ้างยังสามารถขอให้ผู้ร่วมงานทำงานมากขึ้นในช่วงเวลาที่มีงานยุ่ง ดังนั้นจึงขจัดความยุ่งยากในการจ้างและฝึกอบรมพนักงานชั่วคราว
วิธีทำให้งานที่ใช้ร่วมกันดำเนินไปอย่างราบรื่น
พนักงานที่แบ่งปันงานมีคลังแสงของทรัพยากรในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันและรับรองว่างานจะเสร็จสิ้น แหล่งข้อมูลเหล่านี้รวมถึงข้อความอีเมล โทรศัพท์และแฟกซ์ รายการตรวจสอบ และบันทึกประจำวัน
อาจเป็นประโยชน์สูงสุดสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กในการดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการแบ่งปันงานเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ จะดำเนินไปอย่างราบรื่น การตรวจทานเหล่านี้อาจเป็นการประเมินรายบุคคลของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน หรืออยู่ในรูปแบบของการตรวจทานโดยทีม หากคนหนึ่งแบกน้ำหนักของทีมและอีกคนไม่ได้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างยุติธรรม ก็ขึ้นอยู่กับผู้บริหารที่จะตัดสินใจว่านี่เป็นเพียงปัญหาเฉพาะกับทีมนั้น ๆ หรือหากโปรแกรมการแบ่งปันงานไม่เป็นเช่นนั้น หนึ่งที่ประสบความสำเร็จสำหรับธุรกิจของพวกเขา
หากมีการประชุมที่เกี่ยวข้องกับงาน พนักงานและผู้บริหารต้องตัดสินใจว่าพนักงานทั้งสองควรเข้าร่วมหรือเพียงคนเดียว มักจะช่วยได้ถ้าพนักงานที่แบ่งปันงานซึ่งทำงานในวันเดียวกันสามารถซ้อนทับตารางเวลาของพวกเขาเพื่อโต้ตอบและทำให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด
ผลประโยชน์สำหรับพนักงานที่มีส่วนร่วมในการแบ่งปันงานสามารถจัดการได้หลายวิธี ผู้แบ่งปันงานสามารถให้ผลประโยชน์ทั้งหมดหรือบางส่วนได้ตามสถานการณ์เฉพาะ ผลประโยชน์เช่นแผนประกันและเงินบำนาญนั้นง่ายต่อการเจรจาและมักจะคิดตามสัดส่วน เวลาลาพักร้อน วันส่วนตัวและวันลาป่วย หรือแม้แต่เงินเดือนสามารถคิดตามอัตราส่วนของเวลาที่พนักงานแต่ละคนใช้ไปกับงานได้ ตามที่ระบุไว้ข้างต้น ปัญหาเหล่านี้ทั้งหมดควรได้รับการตัดสินและตกลงโดยทุกฝ่ายก่อนที่จะใช้โปรแกรมการแบ่งปันงาน แนะนำแนวทางหรือสัญญาอย่างเป็นทางการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจปัญหาเหล่านี้ โดยปกติการแบ่งปันงานจะส่งผลให้ต้นทุนผลประโยชน์เพิ่มขึ้นเล็กน้อย ซึ่งส่วนใหญ่อยู่ในผลประโยชน์ทางกฎหมายที่ครอบคลุม เช่น ประกันสังคมและภาษีการจ้างงาน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องตัดสินใจว่าการเพิ่มผลผลิตโดยสมมุติฐานเพียงพอที่จะชดเชยต้นทุนเหล่านี้หรือไม่ เนื่องจากผู้แบ่งปันงานทำงานน้อยกว่าชั่วโมงทำงานของพนักงานทั่วไป ค่าล่วงเวลาจึงไม่ค่อยเป็นปัญหาในสถานการณ์ประเภทนี้
บรรณานุกรม
อาร์ดท์, ไมเคิล. 'ครอบครัวที่พลิกผัน' ¦' สัปดาห์ธุรกิจ . 17 เมษายน 2549
เฮิร์ชแมน, แคโรลีน. 'แบ่งปันและแบ่งปันเหมือนกัน: การแบ่งปันงานสามารถเพิ่มผลผลิตและช่วยรักษาพนักงานที่สำคัญ แต่ไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหากปราศจากความช่วยเหลือจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล' HRMagazine . กันยายน 2548
'การแบ่งปันงาน: วิธีหนึ่งในการยึดมั่นกับพนักงานที่มีคุณค่า' การจัดการแผนสวัสดิการ . มกราคม 2549
