วิธีจัดการประชุมระดมความคิดที่คุ้มค่าจากระยะไกล

การระดมสมองร่วมกันเป็นทีมในขณะที่ทำงานทางไกลได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นเรื่องยากมาก

มีบางอย่างเกี่ยวกับการอยู่ด้วยกันทางกายภาพที่ปลดล็อกความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งสำหรับฉันแล้วคือจุดประสงค์หลักของเซสชันกลยุทธ์หรือการระดมสมอง และแม้ว่าบริษัทของฉันและฉันได้ลองใช้เครื่องมือหลายอย่าง เช่น กระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริง แต่ฉันก็อดไม่ได้ที่จะตระหนักว่าฉันคิดถึงการสนทนาประเภทนี้แบบตัวต่อตัวมากเพียงใด

ตอนนี้ผมและทีมงานกำลังวางแผนสำหรับปีหน้า ก่อนเกิดโรคระบาด สิ่งที่เราจะทำคือให้ผู้บริหารมาประชุมกันวันเดียว ทั้งในและนอกสถานที่ เพื่อมุ่งความสนใจไปที่ปีต่อๆ ไปโดยเฉพาะ แต่เนื่องจากพวกเราส่วนใหญ่ยังคงทำงานจากทางไกล เราจึงต้องคิดหาวิธีสนทนาแบบเจาะลึกแบบนี้จากระยะไกล

ฉันรู้ว่าบริษัทและผู้นำอื่นๆ จำนวนมากประสบปัญหานี้เช่นกัน ดังนั้นนี่คือ 2 กลยุทธ์ที่เราพบว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับเซสชันการวางแผนปี 2021 ของคุณเอง

1. แทนที่จะประชุมแบบรวมกลุ่มครั้งเดียว ให้แบ่งการประชุมออกเป็นสองชั่วโมงต่อสัปดาห์

ประโยชน์ทั้งหมดของการระดมความคิดแบบตัวต่อตัวคือการสามารถเข้าร่วมและสร้างความคิดของกันและกันได้

จากระยะไกลและด้วยเวลาที่ล่าช้าเล็กน้อยระหว่างเสียงของผู้คนและกล้อง สิ่งนี้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ผู้คนลงเอยด้วยการขัดจังหวะกันโดยไม่ได้ตั้งใจ ผู้คนอาจพูดจาลำบากขึ้น หรือคนอื่นคิดว่าพูดจบแล้วและตัดขาดโดยไม่ได้เจตนา การสื่อสารทางไกลอาจเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการสนทนาเชิงเส้น แต่จะไม่เกิดผลสำหรับกลุ่มใหญ่เมื่อทุกคนโยนความคิดไปที่ผนังพร้อมกัน

ดังนั้น ในฐานะทีมผู้บริหาร เราจึงได้แบ่งการสนทนาเกี่ยวกับการวางแผนครั้งใหญ่นี้ออกเป็นส่วนๆ

ในแต่ละสัปดาห์ เรามีการประชุมสองชั่วโมง ทุกคนมีส่วนร่วม แต่สองชั่วโมงก็เพียงพอแล้วที่จะผ่านประเด็นพูดคุยและแนวคิดเพียงเล็กน้อย จากนั้นทุกคนจะมีเวลาที่เหลือของสัปดาห์เพื่อไตร่ตรองสิ่งที่เราคุยกัน ทำการบ้าน พูดคุยกับทีมของพวกเขา จากนั้นกลับมาที่โต๊ะพร้อมสร้างแนวคิดเหล่านั้นในสัปดาห์ต่อมา และอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น การบ้านหนึ่งมอบหมายให้หัวหน้าแผนกกลับไป ดูความคิดริเริ่มที่เป็นไปได้ จัดอันดับตามความพยายามเทียบกับผลกระทบ แล้วนำเสนอต่อกลุ่ม วิธีนี้ช่วยให้เราจัดกรอบการสนทนาในสัปดาห์ถัดไปได้ และมีการอภิปรายที่เจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับแง่มุมเฉพาะของธุรกิจ แทนที่จะพยายามทำทุกอย่างร่วมกันในวิดีโอ

ฉันแนะนำให้ลองทำดู อาจต้องเสียภาษีมากสำหรับคนที่ต้องนั่งสนทนาทางวิดีโอเป็นเวลาแปดชั่วโมงติดต่อกัน มันไม่เหมือนกับการทำประสบการณ์นอกสถานที่แบบเต็มวัน ซึ่งคุณสามารถพักทานอาหารกลางวันด้วยกัน พูดคุยแบบเป็นกันเองมากขึ้น และปล่อยให้พลังงานของวันเข้ามาแทนที่

คุณต้องรอบคอบและตั้งใจกับเวลามากขึ้น และการสนทนาที่คุณต้องการปลูกฝังในหมู่สมาชิกในทีม เมื่อทำงานร่วมกันทางไกล

2. ใช้สื่อประกอบเพื่อสร้างบริบทเพิ่มเติมก่อนการประชุมใหญ่

การประชุมเสมือนจริงครั้งใหญ่นั้นจัดการได้ยากมาก

สิ่งที่เกิดขึ้นคือทุกคนถูกปิดเสียง และคุณต้องใช้กระบวนการยกมือแบบหนึ่งเพื่อให้ผู้คนได้รับรู้ ได้ผล แต่แน่นอนว่ายากและราบรื่นน้อยกว่าการจัดประชุมใหญ่ในสำนักงานอย่างแน่นอน

สำหรับการประชุมเสมือนจริงบางรายการ จำนวนผู้เข้าร่วมจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้คนจำนวนมากต้องอยู่ที่นั่น ดังนั้นคุณต้องหาวิธีทำให้มันสำเร็จ สิ่งหนึ่งที่เราทำเมื่อเร็วๆ นี้คือการจัดเซสชันย้อนหลังครั้งใหญ่ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราตั้งเป้าจะทำหลังจากโครงการใหญ่ๆ ทั้งหมดของเราสะท้อนถึงส่วนที่ต้องปรับปรุง ก่อนหน้านี้ถ้าเราย้อนหลัง เราจะไปรอบๆ ห้องและให้ทุกคนคุยกัน มันจะเป็นบทสนทนาที่เปิดกว้างมากกว่า

สิ่งที่เราทำแทน เนื่องจากเราจำเป็นต้องจัดเซสชันนี้แบบเสมือนจริง คือบุคคลที่ดำเนินการเซสชันนั้นขอความคิดเห็นผ่านการสำรวจล่วงหน้า แต่ละคนต้องยื่นสามสิ่งที่เป็นไปด้วยดี สามสิ่งที่ไม่ดี และอื่นๆ

ประโยชน์ที่เราพบในการสร้างแบบสำรวจนี้มาก่อนคือ สำหรับคนที่ไม่ค่อยพูดก็จบลงด้วยการแบ่งปันความคิดเห็นที่ยอดเยี่ยมจริงๆ ในทางที่มันลงเอยด้วยการนำเสียงใหม่ออกจากกลุ่มที่อาจไม่ได้แบ่งปันมากนัก และอย่างที่สอง มันให้บริบทที่สำคัญในการอภิปราย เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปรอบๆ และรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนั้นในวิดีโอมากเกินไป แต่เรามีจุดเริ่มต้น และเราสามารถพูดคุยถึงข้อสรุปของทุกคนร่วมกันได้ ทำให้การสนทนามีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น และมีประโยชน์มากขึ้นในหลาย ๆ ด้าน

ฉันไม่ได้ขายอนาคตของการทำงานจากระยะไกลโดยสิ้นเชิง แต่ประสบการณ์เช่นนี้ทำให้ฉันมั่นใจว่ามีวิธีที่จะทำให้มันทำงานได้เมื่อคุณต้องการ และเมื่อเรากลับมาที่สำนักงาน ฉันแน่ใจว่าโซลูชันบางอย่างที่เราพบในขณะที่ทำงานจากระยะไกลจะกลายเป็นส่วนสำคัญของวิธีที่เราสื่อสารกันต่อไปในฐานะทีมและบริษัท