ในฐานะโค้ชความเป็นผู้นำ สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ฉันทำงานกับผู้นำคือประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา นี่เป็นปัญหาทั่วไปในหลายองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบริษัทที่มีการเติบโตสูง การเติบโตอย่างรวดเร็วของธุรกิจและการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วทำให้ผู้บริหารหลายคนต้องดิ้นรนเพื่อจัดระเบียบและมุ่งเน้น ซึ่งส่งผลให้ผลลัพธ์ส่วนบุคคลที่ไม่สดใส
กุญแจสำคัญในระบบการผลิตคือการมุ่งเน้นที่คุณค่า ไม่ใช่ความพยายาม ผู้บริหารที่มุ่งเน้นการตรวจสอบสิ่งต่างๆ ออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำให้มากที่สุดในแต่ละวันโดยไม่ได้คิดถึงสิ่งที่พวกเขาใส่ไว้ในรายการเหล่านั้น จะได้รับการทำมากมาย แต่มักจะล้มเหลวในการส่งมอบผลลัพธ์ที่สำคัญ ผู้บริหารที่พิจารณาว่าการกระทำที่สำคัญที่สุดและมีผลกระทบสูงสุดคืออะไร จะสร้างมูลค่าระยะยาวและประสบความสำเร็จอย่างยอดเยี่ยม
หนึ่งในนิสัยที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณในการแสวงหานี้คือการพัฒนากระบวนการวางแผนรายสัปดาห์ส่วนบุคคล โดยใช้เวลาวางแผนสัปดาห์ของคุณ คุณสามารถระบุการใช้เวลาและพลังงานของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด และจัดระเบียบตัวเองเพื่อความสำเร็จ นี่คือวิธีที่ฉันวางแผนสัปดาห์ในคืนวันอาทิตย์เพื่อที่ฉันจะได้วิ่งอย่างมั่นใจในเช้าวันจันทร์
1. ทำจิตใจให้ผ่องใส
สิ่งแรกที่ฉันทำทุกครั้งที่คิดเกี่ยวกับภาพรวมและพยายามวางแผนคือ กวาดล้างความคิดให้กระจ่าง กระบวนการนี้ดำเนินการผ่านรายการข้อความแจ้งในหมวดหมู่ต่างๆ มองหาสิ่งที่ฉันพยายามจดจำและคำมั่นสัญญาที่ฉันได้ทำไว้ (สิ่งที่นักวิทยาศาสตร์เรียกว่า ภาระทางปัญญา ) แล้วเอาออกมาใส่กระดาษ วิธีนี้จะช่วยขจัดสิ่งรบกวนในหัวของฉัน เพื่อให้ฉันสามารถมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่ได้ดีขึ้น
2. ทบทวนสัปดาห์หน้า
ขั้นตอนต่อไปของฉันคือการทบทวนกำหนดการของสัปดาห์ที่จะถึงนี้ ฉันขอแนะนำให้ใช้กลยุทธ์ Defensible Calendar ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยจัดตารางเวลาของคุณให้เป็นกลุ่มใหญ่โดยจัดกลุ่มงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและจัดการงานของคุณ
หากแผนของฉันไม่เป็นระเบียบ ฉันขอเปลี่ยนแปลงเพื่อเพิ่มเวลาอย่างต่อเนื่องในปฏิทินของฉันเพื่อสร้างเวลาที่มุ่งเน้นและเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการเดินทางและการขนส่ง นี่เป็นเวลาที่จะระบุงานเตรียมการหรือรีวิวใด ๆ ที่ฉันต้องทำในสัปดาห์นี้
3. ตั้งตารออีกสามถึงห้าสัปดาห์
เมื่อฉันสามารถควบคุมสัปดาห์นี้ได้ ฉันจะมองไปข้างหน้าอีกสามถึงห้าสัปดาห์สำหรับทุกอย่างที่กำหนดให้ฉันต้องดำเนินการใดๆ ในอีกเจ็ดวันข้างหน้า ฉันมองหาสิ่งต่างๆ เช่น การจัดเตรียมการเดินทาง งานโครงการที่ใหญ่ขึ้น และการพัฒนาเชิงสร้างสรรค์ การทำเช่นนี้จะช่วยป้องกันความประหลาดใจที่ก่อให้เกิดการซ้อมหนีไฟสำหรับฉันหรือทีมของฉัน
4. ไตร่ตรองในสัปดาห์ที่แล้ว
เมื่อฉันเข้าใจอนาคตได้ดีแล้ว ฉันจะมองย้อนกลับไปในสัปดาห์หรือสองสัปดาห์ที่แล้วและดูว่ามีรายการเปิดหรือการดำเนินการจากเหตุการณ์ก่อนหน้าที่ฉันอาจพลาดไปหรือไม่ ฉันมองหาโอกาสในการเขียนบันทึกขอบคุณสั้นๆ และเพื่อยืนยันการดำเนินการหรือแผนใดๆ ที่มาจากการประชุมครั้งก่อน นอกจากนี้ ฉันยังจะใช้เวลานี้ไตร่ตรองถึงสิ่งที่เป็นไปด้วยดีและอะไรที่ไม่ดี และฉันจะปรับปรุงกำหนดการและการวางแผนในอนาคตได้อย่างไร
5. ตรวจสอบเป้าหมายระยะยาวของคุณ
ต่อไปฉันจะตรวจสอบวัตถุประสงค์รายไตรมาสและผลลัพธ์ที่สำคัญ โดยพิจารณาจากตำแหน่งที่ฉันต้องการไปเมื่อสิ้นสุดไตรมาส ฉันตรวจสอบเพื่อดูว่าฉันต้องดำเนินการคืบหน้าและตั้งค่างานใดในสัปดาห์ที่จะถึงนี้ ฉันจะติดต่อคนที่ฉันต้องประสานงานหรือทำงานร่วมกันเพื่อกำหนดเวลาหรือจัดการประชุมด้วย
6. เรียงตามความเร่งด่วนและผลกระทบ
เมื่อเขียนงานและการเตือนความจำแล้ว ฉันก็จะเริ่มจัดเรียงและจัดระเบียบ ฉันจะจดบันทึกความซับซ้อนและขนาดแล้วจัดเรียงตามเกณฑ์หลักสองข้อ ประการแรกคือความเร่งด่วน ซึ่งเป็นความสำคัญของงานในสัปดาห์นี้ สรุปว่าถ้าเลื่อนไปอาทิตย์หน้าจะมีปัญหากับผมหรือคนอื่นไหม? เกณฑ์ที่สองคือผลกระทบ ซึ่งเป็นคุณค่าที่งานนี้สร้างให้ฉันในระยะสั้นและระยะยาวมากเพียงใด
ถ้าฉันทำสิ่งต่าง ๆ อย่างถูกต้อง ตารางของฉันจะมีโครงสร้างที่ดีและฉันจะมีแผนว่าสัปดาห์จะเป็นอย่างไร ฉันจะมีกรอบเวลาหลายช่วงสำหรับงานที่มุ่งเน้น จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเพื่อให้ฉันสามารถอยู่ในกรอบความคิดเดียวกันและลดการเปลี่ยนงาน
แน่นอน ชีวิตเกิดขึ้น และในเช้าวันจันทร์ บางสิ่งที่ไม่คาดคิดก็อาจเกิดขึ้น และฉันจะต้องวางแผนใหม่ทุกอย่าง และก็ไม่เป็นไร
คุณค่าของการวางแผนไม่ใช่ว่าแผนจะสำเร็จได้อย่างสมบูรณ์ เมื่อไม่เป็นเช่นนั้น คุณจะเข้าใจว่ามีอะไรอยู่ในจานของคุณ ลำดับความสำคัญของคุณคืออะไร และคุณต้องการจัดระเบียบใหม่อย่างไรเพื่อให้เป็นไปตามแผน
