ไม่มีใครชอบพูดว่า 'ไม่' ต่อคำขอจากเจ้านายหรือผู้สร้างงานคนอื่น ๆ ในชีวิตของเรา แต่ปัญหาคือในขณะที่พูดว่า 'ใช่' รู้สึกเหมือนได้รับชัยชนะในระยะสั้นและทำให้ทุกคนมีความสุข มันสร้างปัญหาในระยะยาว ปริมาณงานของคุณช้าลงและหนักขึ้นเรื่อย ๆ จนกระทั่งวันหนึ่งคุณเงยหน้าขึ้นและตระหนักว่าคุณตกอยู่ในรูปแบบของการพยายามตามให้ทัน
อย่างน้อยคุณก็ถูกตำหนิบางส่วน (และฉันอยู่ที่นั่นกับคุณ)
คำตอบง่ายๆ ก็คือการพูดว่า 'ไม่' ให้ดีขึ้น แต่ดูในพจนานุกรมภายใต้คำว่า 'ไม่' แล้วคุณจะเห็น 'พูดง่ายกว่าทำ' เรากังวลเกี่ยวกับการปฏิเสธผู้อื่นและ/หรือทำให้พวกเขาผิดหวัง สงสัยในความสามารถของเรา หรือทำให้เจ้านายของเราตั้งคำถามเกี่ยวกับทักษะการทำงานร่วมกันและศักยภาพในอาชีพของเรา
มีวิธีที่ดีกว่าในการรักษาปริมาณงานที่เหมาะสมมากกว่าแค่การปฏิเสธอย่างเย็นชา และพวกเขาจะทำให้คุณได้รับความเคารพมากขึ้น ไม่น้อย
ต่อไปนี้คือวิธีผลักดันคำขอทำงานเพิ่มเติม (และดูดีเมื่อทำ)
1. มาจากสถานที่รับผิดชอบ
บ่อยครั้งเมื่อมีคนขอให้คุณทำอะไร เขา/เธอมองไม่เห็นสิ่งที่คุณกำลังดำเนินอยู่ หากพวกเขารู้ว่าคำขอของพวกเขาจะส่งผลต่อคุณภาพของงานที่คุณต้องส่งมอบแล้ว พวกเขาอาจพิจารณาใหม่ และผู้ที่ส่งงานให้เรามากที่สุด (เช่นหัวหน้า) มักจะเป็นคนที่มีความรู้น้อยเกี่ยวกับปริมาณงานในปัจจุบันของเรา ดังนั้นให้ความรู้แก่พวกเขา
ช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณทำงานตามที่ร้องขอ มีอะไรอีกบ้างที่ต้องทนทุกข์ทรมาน ใช้ข้อเท็จจริงและไม่ใช้อารมณ์เมื่ออธิบายและแสดงว่าคุณกำลังใช้เวลาอยู่ที่ใด ถ้ามันช่วยได้ ให้ใส่แผนงานทั้งหมดของคุณลงในกระดาษเพื่อให้พวกเขาเห็นภาพสแน็ปช็อต
ในขณะที่คุณทำเช่นนี้ อย่าลืมเน้นที่ 'No Fly Zones' ซึ่งเป็นโปรเจ็กต์ที่คุณกำลังดำเนินการซึ่งมีไทม์ไลน์/เหตุการณ์สำคัญที่รวดเร็วและยากซึ่งคุณไม่ควรพลาดและอาจเป็นอันตรายต่อสิ่งรบกวน ขณะที่คุณกำลังแบ่งปันข้อมูลทั้งหมดนี้ ให้ยืดหยุ่นหากมีการขยับเขยื้อนแต่มั่นคงถ้าไม่มี
2. ให้ 'ใช่' แตกต่างกับคำขอ
อันที่จริง เราพูดว่า 'ใช่' มากกว่า 'ไม่' เพราะแค่พูดว่า 'ใช่' ก็รู้สึกดีขึ้น แต่คุณยังสามารถให้ 'ใช่' ในอีกทางหนึ่ง ในลักษณะที่ยังคงทำให้การสนทนารู้สึกเป็นบวก
ตัวอย่างเช่น 'ตอนนี้ฉันไม่สามารถทำแบบนั้นให้คุณได้ แต่ฉันทำได้....' คุณไม่จำเป็นต้องทำตามคำขอครึ่งทางด้วยซ้ำ มันเกี่ยวกับการแสดงแง่บวกและความเต็มใจที่จะช่วยเหลือมากกว่า แทนที่จะพูดว่า 'ฉันไม่มีเวลา' (เพราะไม่มีใครทำ)
3. ใช้ 'สามเหลี่ยมเบอร์มิวดาแห่งการเจรจาต่อรอง'
เมื่อคุณถูกขอให้ทำอะไรบางอย่าง คุณมีตัวแปรสามตัวที่ต้องใช้งาน: เวลา ทรัพยากร และขอบเขต จุดสามจุดนี้ก่อตัวเป็นรูปสามเหลี่ยม และถ้าคุณไม่ระวัง ความพยายามทั้งหมดจะหายไปอย่างรวดเร็วและลึกลับในใจกลางของทุกสิ่ง
เจรจาหาความแปรปรวนของตัวแปรสามตัวนี้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเจ้านายของคุณต้องการให้คุณทำรายงานใหม่เกี่ยวกับความสมบูรณ์ของธุรกิจโดยรวมของแผนกของคุณ บางทีคุณสามารถส่งมอบได้ในวันที่เขา/เธอร้องขอ แต่คุณต้องการความช่วยเหลือจากฝ่ายไอทีเพื่อดึงหมายเลขให้คุณ หรือบางทีคุณสามารถส่งมอบสิ่งที่เขา/เธอขอได้หากคุณมีเวลาอีกสัปดาห์ หรือหากหัวหน้าของคุณมีตัวชี้วัดความสมบูรณ์ของธุรกิจที่เขา/เธอต้องการตรวจสอบแทน 'โดยรวม' การลดขอบเขตนั้นสามารถช่วยให้คุณส่งรายงานได้ตรงเวลาโดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม คุณได้รับความคิด
4. ระวังโดยด่วน
เรามักจะตกอยู่ในสถานการณ์เร่งด่วน แม้ว่ามันจะไม่สำคัญจริง ๆ และก่อนที่เราจะรู้ว่ามันหายไปหนึ่งวัน คำขอเร่งด่วนมักจะไหลลงมาจากที่สูงและอาจถูกเรียกเก็บเงินด้วยอารมณ์ ทำให้ยากต่อการผลักดันกลับเป็นสองเท่า
แต่ก่อนที่คุณจะเร่งดำเนินการตามคำขอ ให้พิจารณาถึงเจตนา แหล่งที่มา และรูปแบบของคำขอนั้น
บางครั้ง คำขอเร่งด่วนก็แค่ 'ส่งต่อ' ซึ่งเป็นเรื่องเร่งด่วนสำหรับเจ้านายของฉัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องเร่งด่วนสำหรับคุณ และคำขอนั้นก็ไม่ได้คิดอะไรมาก อาจเป็นเพราะคำขอนั้นสามารถทำได้ด้วยวิธีอื่นที่ใช้เวลา/ละเอียดอ่อนน้อยกว่ามาก
ถัดไป พิจารณาแหล่งที่มา หากอยู่เหนือเจ้านายของคุณสามระดับ บางครั้งก็เป็นการดีที่สุดที่จะลงมือทำ หากไม่มีอำนาจตำแหน่งอยู่เบื้องหลังมากนัก คุณอาจมีโอกาสตรวจสอบความเร่งด่วนของมัน
สุดท้าย ให้สังเกตว่าคำขอเร่งด่วนเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบที่คุณเห็นหรือไม่ หากคุณพบรูปแบบ (เช่น คำขอเร่งด่วนมักจะมาในตอนท้ายของไตรมาสการขายในขณะที่ทุกคนพยายามหาตัวเลข) คุณสามารถคาดการณ์และทำสิ่งต่าง ๆ ที่หลีกเลี่ยงความเร่งด่วนที่เกี่ยวข้องได้
ดังนั้น ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้นจะเกิดขึ้นเมื่อคุณสร้างสมดุลระหว่าง 'ใช่' กับ 'ไม่' แบบนุ่มนวล
