การสื่อสารด้วยวาจา

การสื่อสารด้วยวาจาอธิบายถึงการโต้ตอบทุกประเภทที่ใช้คำพูด และเป็นส่วนสำคัญของโลกธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่มีการขนานนามว่ายุคข้อมูลข่าวสาร Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt และ Jane Thomas ได้เขียนไว้ในหนังสือของพวกเขาว่า 'ความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพผ่านการพูดและการเขียนนั้นมีคุณค่าและเป็นที่ต้องการอย่างมากในธุรกิจ' การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ . 'การรู้เนื้อหาของขอบเขตหน้าที่การทำงานของธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ แต่การให้ชีวิตกับความคิดเหล่านั้น—ในการประชุมหรือในการนำเสนอเดี่ยว—ต้องการการนำเสนอด้วยวาจาที่มีประสิทธิภาพ' ประเภทของการสื่อสารด้วยวาจาที่ใช้กันทั่วไปภายในองค์กร ได้แก่ การประชุมเจ้าหน้าที่ การอภิปรายส่วนตัว การนำเสนอ วาทกรรมทางโทรศัพท์ และการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ การสื่อสารด้วยวาจากับบุคคลภายนอกองค์กรอาจอยู่ในรูปแบบของการประชุมแบบเห็นหน้ากัน การโทรศัพท์ การกล่าวสุนทรพจน์ การประชุมทางไกล หรือการประชุมทางวิดีโอ

ทักษะการจัดการการสนทนาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการที่มักจะแบกรับภาระส่วนใหญ่ในด้านต่างๆ เช่น การนำเสนอของลูกค้า/ลูกค้า การสัมภาษณ์พนักงาน และการดำเนินการประชุม เพื่อให้การสื่อสารด้วยวาจามีประสิทธิภาพ ควรมีความชัดเจน ตรงประเด็น มีไหวพริบในการใช้ถ้อยคำและน้ำเสียง กระชับ และให้ข้อมูล การนำเสนอหรือการสนทนาที่มีลักษณะเฉพาะเหล่านี้สามารถเป็นเครื่องมืออันล้ำค่าในการประกันความสมบูรณ์และการเติบโตของธุรกิจ ในทางกลับกัน การสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ชัดเจน ไม่ถูกต้อง หรือไม่รอบคอบ อาจเสียเวลาอันมีค่า ทำให้พนักงานหรือลูกค้าแปลกแยก และทำลายความนิยมที่มีต่อผู้บริหารหรือธุรกิจโดยรวม

การนำเสนอทางปาก

การนำเสนอต่อสาธารณะเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปว่าเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในประเภทต่าง ๆ ของการสื่อสารทางธุรกิจด้วยวาจา เช่นเดียวกับการสื่อสารทุกประเภท ขั้นตอนแรกในการเตรียมสุนทรพจน์หรือคำปราศรัยในที่สาธารณะคือการกำหนดวัตถุประสงค์/เป้าหมายที่สำคัญของการสื่อสาร ดังที่ Hildebrandt, Murphy และ Thomas ทราบ การนำเสนอทางธุรกิจมักจะมีหนึ่งในสามวัตถุประสงค์ทั่วไป: เพื่อชักชวน เพื่อแจ้งหรือสั่งสอน หรือเพื่อสร้างความบันเทิง จากวัตถุประสงค์จะเป็นแนวคิดหลักที่จะรวมอยู่ในการนำเสนอ แนวคิดเหล่านี้ควรได้รับการวิจัยอย่างละเอียดและปรับให้เข้ากับความต้องการของผู้ฟัง

จากนั้น แนวคิดควรได้รับการจัดระเบียบเพื่อรวมคำนำ เนื้อหาหลักหรือข้อความ และบทสรุปหรือข้อสรุป หรือตามสุภาษิตโบราณเกี่ยวกับการกล่าวสุนทรพจน์ว่า 'บอกสิ่งที่คุณกำลังจะบอกพวกเขา บอกพวกเขา และบอกพวกเขาในสิ่งที่คุณบอกพวกเขา' บทนำควรดึงดูดความสนใจของผู้ฟังและสร้างหัวข้อของการนำเสนอที่เหลือ เนื้อหาหลักควรเน้นที่จุดเน้น ข้อสรุปควรทบทวนประเด็นสำคัญและสรุปข้อความที่ครอบคลุมที่กำลังถูกถ่ายทอด

โสตทัศนูปกรณ์สามารถเป็นองค์ประกอบที่มีประโยชน์ของการนำเสนอบางอย่าง ไม่ว่าพวกเขาจะฉายจากพีซี แสดงบนกระดานดำ กระดานลบแบบแห้ง หรือสื่อภาพแบบฟลิปชาร์ตควรสื่อความหมาย สร้างสรรค์ และน่าสนใจเพื่อช่วยให้ผู้พูดได้รับข้อความทั่วๆ ไป กุญแจสู่ความสำเร็จในการใช้โสตทัศนูปกรณ์คือพวกเขาควรสนับสนุนธีมของการนำเสนอ ช่วยในการถ่ายทอด แต่ทำได้โดยไม่เบี่ยงเบนความสนใจจากการเลอะเทอะ ซับซ้อน หรือแม้แต่ความบันเทิงมากเกินไป

เมื่อมีการจัดระเบียบการนำเสนอและเลือกสื่อโสตทัศนูปกรณ์แล้ว ผู้พูดควรซ้อมการนำเสนอดังๆ และแก้ไขตามความจำเป็นเพื่อให้เหมาะสมกับข้อจำกัดด้านเวลา และเพื่อให้มั่นใจว่าครอบคลุมประเด็นหลักอย่างทั่วถึง การฝึกหน้ากระจกหรือหน้าเพื่อนอาจช่วยให้เกิดความมั่นใจได้ การนำเสนอด้วยวาจาที่ดีจะประกอบด้วยวลีเฉพาะกาลเพื่อช่วยให้ผู้ฟังได้เข้าใจเนื้อหา และจะไม่ยาวเกินไปหรือใช้เทคนิคมากเกินไป สิ่งสำคัญสำหรับผู้พูดจะต้องคาดคะเนคำถามที่ผู้ฟังอาจมีและรวมข้อมูลนั้นไว้ในงานนำเสนอหรือเตรียมพร้อมที่จะตอบคำถามเหล่านั้นในเซสชันถาม & ตอบเมื่อสิ้นสุดการนำเสนอ การนำเสนออย่างมืออาชีพและสง่างามเป็นกุญแจสำคัญอีกประการหนึ่งในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าสถานที่จะเป็นการประชุม งานเลี้ยง งานเลี้ยงอาหารกลางวันในวันหยุด หรือการจัดการพักผ่อน 'ตระหนักว่าเมื่อคุณพูดในงานธุรกิจ คุณเป็นตัวแทนของบริษัทและสำนักงานของคุณในบริษัทนั้น' Steve Kaye กล่าวใน IIE โซลูชั่น . 'ใช้เหตุการณ์เป็นโอกาสในการส่งเสริมความปรารถนาดี หลีกเลี่ยงการร้องเรียน การวิพากษ์วิจารณ์ หรือการโต้เถียง สิ่งเหล่านี้จะทำให้ผู้ชมแปลกแยกและทำลายความน่าเชื่อถือของคุณอย่างรวดเร็ว ให้พูดถึงสิ่งที่ผู้ฟังต้องการจะได้ยินแทน สรรเสริญเจ้าภาพ ให้เกียรติในโอกาสนี้ และชมเชยผู้เข้าร่วมประชุม แผ่ความสำเร็จและการมองโลกในแง่ดี'

การนำเสนอด้วยวาจาสามารถจัดส่งได้ชั่วคราว (จากโครงร่างหรือบันทึกย่อ); โดยการอ่านจากต้นฉบับ หรือจากความทรงจำ แนวทางเฉพาะหน้ามักได้รับการขนานนามว่าเป็นวิธีที่ช่วยให้ผู้พูดสบตาและพัฒนาสายสัมพันธ์กับผู้ฟังในขณะเดียวกันก็ถ่ายทอดข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การอ่านจากต้นฉบับมักใช้สำหรับการสื่อสารที่ยาวขึ้นและ/หรือรายละเอียดที่ครอบคลุมประเด็นต่างๆ มากมาย ในขณะเดียวกัน การท่องจำมักใช้สำหรับการสนทนาสั้นๆ และ/หรือไม่เป็นทางการเท่านั้น

การนำเสนอด้วยวาจาที่มีประสิทธิภาพต้องการให้ผู้พูดพิจารณาระดับเสียง อัตรา และระดับเสียงของเขาหรือเธอ สิ่งสำคัญคือต้องรวมการเปลี่ยนแปลงในระดับเสียงร้องเพื่อเพิ่มการเน้นและหลีกเลี่ยงความซ้ำซากจำเจ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะเปลี่ยนอัตราการพูดและรวมการหยุดชั่วคราวเพื่อให้ผู้ฟังได้ไตร่ตรององค์ประกอบเฉพาะของข้อความโดยรวม การหาปริมาณที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการนำเสนอเช่นกัน สุดท้าย ผู้พูดควรระมัดระวังไม่ให้เพิ่มคำหรือเสียงที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น 'อืม' 'คุณรู้' หรือ 'โอเค' ระหว่างคำหรือประโยคในการนำเสนอ

องค์ประกอบที่ไม่ใช่คำพูด เช่น ท่าทาง ท่าทาง และการแสดงออกทางสีหน้าเป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาทักษะการสื่อสารด้วยวาจาที่ดี 'รูปลักษณ์ภายนอกของคุณสะท้อนอารมณ์ภายในของคุณ' Hildebrandt, Murphy และ Thomas ยืนยัน 'ท่าทางที่ดีจึงบ่งบอกถึงความมีความมั่นใจ ยืนไม่นิ่งเฉยหรือสวมชุดลำลองเลอะเทอะบนโพเดียม แต่ให้ตั้งตรงโดยให้น้ำหนักของคุณกระจายเท่าๆ กันบนเท้าแต่ละข้าง' การเคลื่อนไหวบางอย่างอาจเป็นประโยชน์ในการดึงความสนใจของผู้ฟังหรือเพื่อเพิ่มการเน้น แต่ควรหลีกเลี่ยงการขยับหรือเว้นจังหวะอย่างต่อเนื่อง ในทำนองเดียวกัน สามารถใช้ท่าทางมือและแขนเพื่อชี้ อธิบาย หรือเน้นย้ำได้ แต่ควรปรับเปลี่ยน กำหนดเวลาอย่างระมัดระวัง และปรับให้เข้ากับผู้ฟัง สุดท้าย ผู้พูดที่ดีควรสบตากับผู้ฟังบ่อยๆ ให้การแสดงออกทางสีหน้าแสดงความสนใจในแนวคิดที่ตนนำเสนอ และแต่งกายให้เหมาะสมกับโอกาสนั้นๆ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสะท้อนถึงประชากรทั่วไปว่าความกระตือรือร้นในการพูดในที่สาธารณะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ผู้ประกอบการบางคนชอบจุดสนใจและเติบโตในสภาพแวดล้อมที่ต้องมีการนำเสนอต่อสาธารณะ (เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ) คนอื่นไม่เชี่ยวชาญในการพูดในที่สาธารณะและหลีกเลี่ยงการถูกจัดให้อยู่ในสถานการณ์เช่นนั้น แต่ที่ปรึกษาทางธุรกิจเรียกร้องให้ผู้ประกอบการปฏิบัติต่อการนำเสนอในที่สาธารณะและทักษะการสื่อสารด้วยวาจาเป็นเครื่องมือที่อาจประเมินค่าไม่ได้ในการเติบโตของธุรกิจ 'คุณอาจพิจารณาจ้างโค้ชการนำเสนอหรือเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับการนำเสนอทางธุรกิจ' เคย์ให้คำปรึกษา 'บริการเหล่านี้สามารถแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีเพิ่มผลกระทบสูงสุดในขณะพูด อันที่จริงแล้ว การเรียนรู้ทักษะดังกล่าวถือเป็นการลงทุนระยะยาวในอนาคตของคุณในฐานะผู้นำที่มีประสิทธิภาพ'