วิธีการเขียนข้อเสนอที่ชนะ

เมื่อเดือนที่แล้วฉันโชคดีที่ได้ใช้เวลาคุยกับ Tom Sant ผู้เชี่ยวชาญระดับโลกด้านการเขียนข้อเสนอ . โพสต์นี้มีการอัปเดตของเขาเกี่ยวกับ แนวโน้มการเขียนข้อเสนอพร้อมกับคำแนะนำอื่น ๆ ที่เขาเคยให้ฉันในอดีต

1. เข้าใจแนวคิด

ข้อเสนอเป็นเครื่องมือการขาย ไม่ใช่แพ็กเก็ตข้อมูล วัตถุประสงค์ของข้อเสนอคือเพื่อสร้างกรณีโน้มน้าวใจที่นำไปสู่การขาย หากต้องการชนะธุรกิจ ข้อเสนอของคุณต้องเอาชนะอุปสรรคต่อไปนี้:

1. ฉันรู้ว่านี่ใคร? หากนี่เป็นครั้งแรกที่ลูกค้าได้ยินเกี่ยวกับคุณ ข้อเสนอของคุณจะถูกโยนทิ้งไป
2. ข้อเสนอนี้เป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ หากลูกค้าระบุเทมเพลตสำหรับข้อเสนอ ข้อเสนอที่ไม่เป็นไปตามเทมเพลตนั้นจะถูกโยนทิ้ง
3. ข้อเสนอนี้สมเหตุสมผลหรือไม่? หากบทสรุปผู้บริหารไม่ได้กำหนดปัญหาอย่างถูกต้องหรือเสนอวิธีแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผล ข้อเสนอนั้นก็จะถูกโยนทิ้งไป
4. โซลูชันนี้ให้คุณค่าหรือไม่? จากข้อเสนอที่ตรงตามขั้นต่ำตามที่กำหนดไว้ข้างต้น ข้อเสนอที่ชนะจะเป็นข้อเสนอที่ให้มูลค่าสูงสุด

ขั้นตอนที่เหลือเป็นวิธีการสร้างข้อเสนอที่เอาชนะอุปสรรคทั้งสี่

2. วิจัยลูกค้า

ข้อเสนอจะไม่ชนะถ้าคุณไม่เปิดเผยเกณฑ์การตัดสินใจที่แท้จริงของลูกค้าและผู้มีอำนาจตัดสินใจ สิ่งเหล่านี้อาจแตกต่างไปจากเกณฑ์และผู้มีอำนาจตัดสินใจที่กำหนดไว้ในคำขอข้อเสนอ (RFP)

คุณจึงต้องศึกษาข้อมูลลูกค้า - ควรสัมภาษณ์คนในกลุ่มต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ - เพื่อทำความเข้าใจว่า จริงๆ กำลังเกิดขึ้น.

โปรดทราบว่ากลุ่มต่างๆ อาจมี 'รับ' ที่แตกต่างกันในสิ่งที่จำเป็น และจะใช้คำศัพท์ที่แตกต่างกันเพื่ออธิบายสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น หากข้อเสนอของคุณจะได้รับการประเมินโดยทั้งวิศวกรและนักบัญชี คุณจะต้องเข้าใจทั้งสองอย่าง และสามารถสื่อสารกับทั้งคู่ได้

3. วางรากฐานที่เหมาะสม

ข้อเสนอของคุณจะถูกโยนทิ้งไป เว้นแต่คุณจะทำการตลาดและการขายที่สร้างการยอมรับในใจของผู้มีอำนาจตัดสินใจ มีสองวิธีในการทำเช่นนี้:

สร้างการแสดงตนต่อสาธารณะ ซึ่งประกอบด้วยการโฆษณา โซเชียลเน็ตเวิร์ก การประชาสัมพันธ์ การประชุมสนับสนุน การส่งวิทยากรไปการประชุม การเผยแพร่จดหมายข่าว และอื่นๆ

สร้างตัวตน. ซึ่งประกอบด้วยการสร้างการรับรู้ผ่านการขายทางโทรศัพท์ การประชุมกับลูกค้า อีเมล บันทึกย่อ ข้อความ และการโทรศัพท์

4. ระดมความคิดถึงแนวทางของคุณ

ตอนนี้คุณได้ทำการค้นคว้าและวางรากฐานแล้ว ระดมความคิดเกี่ยวกับสถานการณ์ของลูกค้าและแนวทางของคุณเองในการช่วยเหลือพวกเขา ใช้คำถามเหล่านี้เพื่อเริ่มต้นการสนทนา:

• ปัญหาหรือปัญหาของลูกค้าคืออะไร?
• เหตุใดปัญหานี้จึงสำคัญสำหรับพวกเขา
• ส่วนไหนของธุรกิจที่ได้รับผลกระทบจากปัญหานี้?
• เป้าหมายขององค์กรใดที่ไม่สำเร็จเนื่องจากปัญหานี้?
• ลูกค้าจะวัดความสำเร็จของโซลูชันอย่างไร
• จากมาตรการความสำเร็จเหล่านี้ สิ่งใดที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา?
• เราจะเสนออะไรอย่างแม่นยำ?
• เราจะทำงานนี้อย่างไร?
• เราสามารถเสนอหลักฐานอะไรว่าเรามีคุณสมบัติและมีความสามารถ?
• สัญญาเชิงปริมาณ (ข้อเสนอคุณค่า) ใดที่เรายินดีทำ
• เราจะแสดงให้เห็นได้อย่างไรว่าคุณค่าที่เราเสนอให้นั้นน่าเชื่อถือ

5. เขียนบทสรุปผู้บริหาร

ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่นิยม บทสรุปผู้บริหารไม่ใช่บทสรุปของเนื้อหาของข้อเสนอ เป็นบทสรุปของปัญหาพื้นฐาน แนวทางแก้ไขที่เสนอ และผลลัพธ์ที่สัญญาไว้ บทสรุปผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพมีโครงสร้างดังนี้:

1. ปัญหา ความต้องการ หรือเป้าหมาย
2. ผลที่คาดว่าจะได้รับ
3. ภาพรวมโซลูชัน
4. คำกระตุ้นการตัดสินใจ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหาร

6. เขียนเนื้อหาของข้อเสนอ

เนื้อหาประกอบด้วยคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณ ผู้ที่เกี่ยวข้อง ประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จก่อนหน้านี้ของคุณในพื้นที่นี้ ลูกค้าเดิมที่คุณเคยช่วยเหลือในโครงการที่คล้ายคลึงกัน และหลักฐานของความสามารถหลักและความมั่นคงทางการเงินของคุณ

ในหลายกรณี ลูกค้าจะได้กำหนดโครงสร้างของข้อเสนอหรือจัดเตรียมเทมเพลตไว้แล้ว ถ้าใช่ ให้ทำตามโครงสร้างนั้น อย่างแน่นอน . ตามคำกล่าวของ Sant การตัดสินใจมักจะขึ้นอยู่กับบทสรุปของผู้บริหาร แต่การไม่ปฏิบัติตามเทมเพลตจะทำให้คุณขาดคุณสมบัติโดยอัตโนมัติ

7. แก้ไขสิ่งทั้งหมดอย่างไร้ความปราณี

ลักษณะที่ปรากฏมีความสำคัญเท่ากับเนื้อหา ไม่ควรมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่ชัดเจนและข้อผิดพลาดในการพิมพ์ขั้นต่ำสุด หากมีการรวมต้นแบบ (วัสดุที่ได้มาตรฐานจากข้อเสนออื่น ๆ ) จะต้องมีการปรับแต่งอย่างระมัดระวังเพื่อให้ตรงกับสถานการณ์ของลูกค้าเอง

โปรดใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งในการแก้ไขข้อความใดๆ ที่อาจมีชื่อของบริษัทอื่นๆ ที่เคยใช้ต้นแบบนี้มาก่อน ข้อเสนอจำนวนมากถูกโยนทิ้งไปเพียงเพราะผู้เขียนข้อเสนอทิ้งชื่อของคู่แข่งรายใดรายหนึ่งของลูกค้าในย่อหน้าที่ยกขึ้นจากข้อเสนอเก่า

หากคุณจริงจังกับข้อเสนอ ฉันขอแนะนำว่า นอกจากการแก้ไขภายในของคุณเองแล้ว คุณต้องจ้างผู้คัดลอกอิสระเพื่อดูแลข้อเสนอทั้งหมด ฉันใช้ ข้อความล้วน แต่ฉันแน่ใจว่ามีบริการอื่นๆ ที่เกือบจะดีพอๆ กัน