คุณเพิ่งเสร็จสิ้นโครงการใหญ่ และต้องการแสดงความขอบคุณต่อผู้คนที่พยายามทำให้สำเร็จ แต่โลกของเราทุกวันนี้เต็มไปด้วยคำขอบคุณที่ไร้ความหมาย เรารู้สึกขอบคุณสำหรับ 'ความอดทน' ของเราเมื่อเราถูกระงับ และสำหรับ 'ความเข้าใจ' เมื่อเที่ยวบินของเราถูกยกเลิก ได้ยังไง กราบขอบพระคุณอย่างจริงใจ ว่าผู้รับจะซาบซึ้งจริงหรือ?
องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดคือ: สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัว มีขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามซึ่งจะช่วยให้คุณเขียนบันทึกที่มีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่การสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวเป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้ในบันทึกขอบคุณ แม้ว่าคุณจะต้องส่งคำขอบคุณไปยังผู้เข้าร่วมงานหลายร้อยคน พยายามเขียนประโยคส่วนตัวหนึ่งหรือสองประโยคในแต่ละประโยค หรือเพิ่มข้อความแนะนำส่วนตัวสั้นๆ ที่จุดเริ่มต้นของอีเมลจำนวนมาก
การสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวนั้นจะทำให้ข้อความขอบคุณของคุณมีประสิทธิภาพ นี่คือวิธีที่จะทำให้มันยอดเยี่ยมอย่างแท้จริง:
ใช้กระดาษให้เกิดผลสูงสุด
คุณควรเขียนโน้ตขอบคุณลงบนกระดาษเสมอหรือไม่? ไม่ หากคุณเป็นผู้นำที่ฉลาด คุณจะส่งบันทึกขอบคุณสั้นๆ วันละหลายๆ ครั้งให้กับคนที่ช่วยคุณแก้ปัญหาหรือส่งต่อข้อมูลที่คุณต้องการ อีเมลเหมาะสมสำหรับสิ่งเหล่านี้เป็นส่วนใหญ่ แต่เมื่อมันนับจริงๆ? นั่นคือเวลาที่คุณควรดึงการ์ดโน้ตหรือการ์ดขอบคุณดีๆ ออกมาแล้วส่งทางไปรษณีย์ ฉันได้รับข้อความขอบคุณจากหลาย ๆ คนด้วยเหตุผลหลายประการ แต่มีเพียงไม่กี่ข้อความที่เขียนบนกระดาษที่โดดเด่นในใจฉัน
จริงใจ.
อย่าเขียนบันทึกขอบคุณหรือบันทึกส่วนตัวใดๆ เลย ถ้าคุณไม่รู้สึกถึงอารมณ์ที่คุณแสดงออกมาจริงๆ คนเรามักมีสัมผัสที่หกที่บอกเมื่อมีคน ไม่ใช่ของแท้ . หากคุณรู้สึกไม่พอใจและเนรคุณ ให้เลิกทำภารกิจนี้แล้วกลับมาทำใหม่เมื่อคุณอารมณ์ดีขึ้น หากคนที่คุณขอบคุณทำให้งานของคุณยุ่งเหยิง ให้ขอบคุณสำหรับส่วนต่างๆ ที่ทำได้ดี ไม่เคยโกหกในบันทึกขอบคุณ
เฉพาะเจาะจง.
อย่าเขียนว่า 'ขอบคุณสำหรับส่วนของคุณที่ทำให้การประชุมในวันอังคารประสบความสำเร็จ' เขียนว่า 'ขอขอบคุณสำหรับการแนะนำอย่างมีไหวพริบของวิทยากรที่ทำให้การประชุมในวันอังคารประสบความสำเร็จ' หรือ 'ขอขอบคุณสำหรับการแก้ปัญหา A/V ในกิจกรรมของวันอังคาร และช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น'
ให้คำชมเชย
เมื่อคุณขอบคุณผู้รับสำหรับสิ่งที่พวกเขาทำแล้ว ให้เพิ่มประโยคหรืออื่นๆ เกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาทำ ตัวอย่างเช่น หลังจากประโยคเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา A/V คุณอาจเขียนว่า: 'ความรู้ของคุณเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่เหล่านี้เป็นทรัพย์สินที่แท้จริงของบริษัทของเรา' สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องพูดคำที่สุภาพสักสองสามคำหากมีคนเพิ่งเรียนรู้ที่จะทำอะไรบางอย่าง ตัวอย่างเช่น: 'คุณดูทรงตัวและผ่อนคลายมากเมื่ออยู่บนเวที ไม่มีใครเดาได้ว่านี่เป็นครั้งแรกของคุณ' แม้ว่าพวกเขาจะทำพลาด แต่พวกเขาก็ทำได้ดีในบางส่วน ดังนั้นให้จดจ่อกับสิ่งนั้นในบันทึกขอบคุณของคุณ
พูดบางอย่างเกี่ยวกับอนาคต
คนส่วนใหญ่มักต้องการทราบว่าพวกเขายืนอยู่ตรงไหน ดังนั้น หากคุณหวังว่าจะได้ร่วมงานกับผู้รับอีกครั้งในโครงการอื่น หากคุณมองเห็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่ในอนาคตของพวกเขา ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะพูดว่า: 'ฉันรอคอยที่จะได้ร่วมงานกันอีกครั้งในเร็วๆ นี้' หรือ 'พรสวรรค์ที่ยอดเยี่ยมของคุณ จะพาคุณไปไกลในอุตสาหกรรมนี้'
ขอให้พวกเขาดี
เป็นความคิดที่ดีที่จะปิดบันทึกส่วนตัว (และแม้แต่บันทึกที่ไม่ใช่ส่วนบุคคล) ด้วยความปรารถนาดีต่อผู้รับ มันอาจจะง่ายเหมือน 'ฉันหวังว่าคุณจะมีฤดูร้อนที่ยอดเยี่ยม' หรือคุณสามารถขอให้พวกเขาโชคดีกับโครงการปัจจุบันหรืออาชีพในอนาคตของพวกเขา นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่ดีที่จะพูดถึงคู่สมรสของบุคคลนั้นหรือคนสำคัญอื่นๆ หากเหมาะสม: 'ขอแสดงความยินดีกับคุณและบาร์บาร่าสำหรับเทศกาลวันหยุดที่ยอดเยี่ยม' หากคุณรู้ว่าพวกเขากำลังเริ่มการเดินทางหรือการผจญภัยครั้งใหม่ คุณสามารถอวยพรให้พวกเขาได้ดี
พิจารณารวมของขวัญเล็กๆ น้อยๆ ด้วย
ไม่จำเป็นต้องเป็นของมีค่าแต่อย่างใด อันที่จริงไม่ควรเป็นเช่นนั้น เนื่องจากหลายองค์กรมีกฎเกณฑ์ที่ห้ามพนักงานไม่ให้รับของขวัญล้ำค่า แต่สมมติว่าบัตรของขวัญมูลค่า 10 เหรียญสำหรับร้านกาแฟในบริเวณใกล้เคียงอาจเป็นส่วนเสริมเล็กๆ น้อยๆ ที่สมบูรณ์แบบ หรือสร้างสรรค์ก็ได้ ผู้หญิงคนหนึ่งที่ฉันร่วมงานด้วยในโครงการอาสาสมัครส่งคำขอบคุณเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมกับกระดาษโน้ตเล็กๆ ที่เขียนว่า 'หยุดฉันก่อนที่ฉันจะเป็นอาสาสมัครอีกครั้ง' คิดถึงเธอทุกครั้งที่ใช้
