หากต้องการระงับความวิตกกังวลในกล่องจดหมาย ให้หยุดเขียนวลีที่ไร้ประโยชน์นี้ในอีเมลทุกฉบับ

มีหลายวันที่ฉันรู้สึกว่าฉันกำลังจมอยู่ในอีเมล ฉันไม่สามารถตอบสนองต่อทุกคนได้ทันท่วงที เมื่อฉันสามารถหาเวลาตอบกลับอีเมลเหล่านั้นได้ในที่สุด นิ้วของฉันก็จะเริ่มพิมพ์วลีนี้โดยอัตโนมัติ: 'ขออภัยสำหรับการตอบกลับล่าช้า...'

ฉันรู้ว่าฉันไม่ได้อยู่คนเดียว

ห้าคำนี้กลายเป็นเรื่องธรรมดาในวัฒนธรรมอีเมล พวกเขายังเป็นหัวข้อของคอลัมน์ Shouts & Murmurs ที่เสียดสีล่าสุดใน The New Yorker โดย ซูซานนา วูลฟ์

ขออภัยที่ตอบกลับล่าช้า ฉันเปิดอีเมลของคุณในโทรศัพท์ขณะที่เดทอยู่ในห้องน้ำ แต่แล้วฉันก็เห็นว่ามันต้องการมากกว่าการตอบกลับว่า 'ใช่' หรือ 'ไม่ใช่' ตัดสินใจว่านั่นเป็นงานมากเกินไป ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน จากนั้น ลืมมันไปหมดแล้วจนกระทั่งตอนนี้!

ความอยากที่จะพับภาษาขอโทษสำหรับการตอบกลับล่าช้าในอีเมลทุกฉบับที่ฉันตอบกลับนั้นแข็งแกร่ง แม้ว่าฉันจะตอบกลับอย่างรวดเร็วในวันถัดไป ฉันก็รู้สึกอยากขอโทษที่ตอบกลับล่าช้า

เราต้องหยุดพูดดังที่ Melissa Dahl ชี้ให้เห็น ศาสตร์แห่งเรา . เนื่องจากอีเมลไม่ค่อยเร่งด่วนพอที่จะกำหนดให้เราต้องขอโทษที่ตอบกลับล่าช้า ปัญหาที่แท้จริงของการขอโทษที่ไม่ได้ตอบกลับทุกอีเมลในทันทีคือ? มันกำหนดแบบอย่างที่เราควรจะตอบอีเมลทุกฉบับทันที หากคุณตอบกลับภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม มีอะไรที่ต้องขอโทษ?

แต่เนื่องจากคำตอบขอโทษที่ล่าช้านั้นเป็นเรื่องธรรมดามาก เราจะเลิกนิสัยนี้ได้อย่างไร นี่คือแนวคิดบางประการ

ปิดกั้นเวลาการส่งอีเมลของคุณ

เราไม่สามารถตอบกลับอีเมลทุกฉบับทันทีที่มีเข้ามา สิ่งนี้ทำให้เราบีบการตอบกลับเหล่านั้นทุกครั้งที่เรามีเวลา ซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่ ซึ่งอาจนำเราไปสู่กับดักการตอบกลับที่ล่าช้าซึ่งเป็นอันตรายได้

ให้ลองบล็อกเวลาที่คุณตอบกลับอีเมลในแต่ละวัน โดยการทำตามระบบรายการสิ่งที่ต้องทำที่ปิดกั้นเวลา คุณจะเว้นช่วงเวลาหนึ่งของวันสำหรับงานบางอย่าง ไม่จำเป็นต้องตอบกลับอีเมลนั้นทันที หรือพยายามอย่าลืมตอบกลับในภายหลัง ให้ตอบกลับในช่วงเวลาที่คุณกำหนดไว้สำหรับการส่งอีเมลแทน 'เมื่อเราจัดวางงานทั้งหมดของเราในวัน เวลา และระยะเวลาที่กำหนด เราจะหลับสนิทมากขึ้นโดยรู้ว่าทุกสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จมาแทนที่งานนั้น' Kevin Kruse ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลากล่าว บริษัทรวดเร็ว .

หยุดพูดขอโทษสักที

หากคุณต้องการเลิกยุ่งและหยุดขอโทษทันที มีปลั๊กอิน Chrome สำหรับ Gmail ที่สามารถช่วยได้ มันเหมือนกับการตรวจตัวสะกด แต่แทนที่จะจับการสะกดผิด มันจับคำที่แน่นอนเช่น 'ขอโทษ' และ 'เพียง' เรียกว่า อย่าเพิ่งเสียใจ ปลั๊กอินจะเตือนคุณหากคุณกำลังพิมพ์อีเมลและพิมพ์ 'ขอโทษ' โดยไม่ต้องคิดมากว่าทำไมคุณถึงขอโทษ

ใส่ภาระให้กับผู้ส่ง send

อีเมลบางฉบับอาจต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว แต่เป็นการยากที่จะลุยทะเลที่เป็นกล่องจดหมายของคุณและรู้ว่าอันไหนกันแน่

นักเศรษฐศาสตร์เชิงพฤติกรรม Dan Ariely จึงคิดวิธีแก้ปัญหา เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญของความเร่งด่วนของอีเมล 300 ฉบับที่เขาได้รับในแต่ละวัน ระบบตอบกลับอัตโนมัติจะขอให้ผู้ส่งกรอกแบบฟอร์ม ในแบบฟอร์ม ผู้ส่งต้องให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำขอของตน รวมถึงเวลาที่คาดว่าจะได้รับคำตอบ จำนวนผู้ที่ต้องการการตอบสนองทันที? แค่สองเปอร์เซ็นต์

'ด้วยอีเมล เราปฏิบัติต่อทุกอย่างราวกับว่าเรากำลังรีบ' Ariely กล่าวเมื่อเขาเป็นแขกรับเชิญ Bloomberg's แผนเกม พอดคาสต์ 'มีความแตกต่างอย่างมากระหว่างเรื่องสำคัญและเร่งด่วน'