ข้อเสนอทางธุรกิจ

ข้อเสนอทางธุรกิจคือเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ส่งไปยังลูกค้าเป้าหมายเพื่อให้ได้งานเฉพาะ ข้อเสนออาจถูกร้องขอหรือไม่ได้รับการร้องขอ ลูกค้าอาจเพียงแค่ขอข้อเสนอเกี่ยวกับโครงการในระหว่างการโทรติดต่อฝ่ายขายโดยพูดว่า: 'คุณรู้ไหม นั่นฟังดูน่าสนใจ ทำไมคุณไม่ส่งข้อเสนอเกี่ยวกับเรื่องนั้นมาให้ฉัน ในกรณีอื่นๆ ข้อเสนออาจเป็นการชักชวนอย่างเป็นทางการ ซึ่งมักเรียกว่า RFP (คำขอข้อเสนอ) RFP ก็เป็นเอกสารเกือบทุกครั้งเช่นกัน พวกเขาระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จะจัดหา คุณสมบัติที่ต้องการ และกำหนดเวลาในการส่ง เห็นได้ชัดว่าการขอข้อเสนอหมายความว่าลูกค้าได้ตัดสินใจซื้อแล้ว เหลือเพียงการเลือกผู้ขายเท่านั้นที่ต้องทำ ในทางตรงกันข้าม ข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์มักจะเป็นการนำเสนอการขายที่สวมเสื้อคลุมอีกตัวหนึ่ง—แต่ข้อเสนอนี้มุ่งเป้าไปที่กิจกรรมที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและจำกัด ตัวอย่างของข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์คือการส่งโครงร่างของหนังสือไปยังผู้จัดพิมพ์เพื่อโต้เถียงถึงความนิยมของเรื่อง ความแปลกใหม่ของแนวทางปฏิบัติ และข้อดีของผู้แต่ง

ข้อเสนอทางธุรกิจจะต้องแตกต่างจาก ประมาณการ . ในหลายสาขาที่มีธุรกิจขนาดเล็กอยู่ การประมาณการจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์เดียวกันกับข้อเสนอ เป็นเอกสารที่สรุปการขายงานมุงหลังคาหรืองานปูผิวทางหรือบริการทำความสะอาดบ้านรายเดือน แต่เมื่อมีการใช้การประมาณการ คุณสมบัติของผู้ขายและวิธีการทำงานของเขาหรือเธอในการทำให้งานสำเร็จก็ถูกกำหนดขึ้นเช่นกัน แต่ด้วยวิธีการอื่น—โดยปกติโดยการสัมภาษณ์หรือการขายทางโทรศัพท์ บางครั้งผู้ขายก็ถือว่าเหมาะสมกับงานเพราะธุรกิจมีชื่อเสียงอยู่แล้ว ในทางกลับกัน ข้อเสนอมักจะเกี่ยวข้องกับบริการแบบครั้งเดียวที่ซับซ้อนหรือผิดปกติ เช่น การจัดสวนสวนสาธารณะ การสำรวจตลาด หรือการสร้างโรงกลั่น ในกรณีเหล่านี้ แนวทางในการทำงาน การออกแบบ การนำไปใช้ กำหนดการ และแม้แต่ความสวยงามนั้นต้องการมากกว่าแค่การประมาณค่าเงินดอลลาร์

ธุรกิจบริการจำนวนมากดำเนินการตามข้อเสนอทั้งหมด ในบางกรณีจำเป็นต้องมีข้อเสนอ บางครั้งก็ไม่จำเป็นต้องมี ในสาขาด้านเทคนิคขั้นสูง ข้อเสนออาจเต็มไปด้วยรายการข้อกำหนดทางวิศวกรรมและ/หรือรายละเอียดกระบวนการ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าข้อเสนอเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเสมอ เอกสารการขาย .

องค์ประกอบของข้อเสนอทางธุรกิจ

ข้อเสนอในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่มีรูปแบบที่กำหนดไว้อย่างดีสำหรับสาขานั้นๆ ตัวอย่างอาจเป็นการให้บริการเดินสายไฟฟ้าให้กับอาคารสูงหรือฐานรากที่สำคัญสำหรับการพัฒนาในเขตชานเมือง ในกรณีเช่นนี้ ผู้เสนอราคาควรได้รับข้อเสนอเก่าก่อนและปฏิบัติตามโครงสร้างที่การค้าขายในตลาดนั้นมักใช้ ในวิชาชีพต่างๆ เช่น สถาปัตยกรรมและการจัดสวน การนำเสนอด้วยภาพซึ่งบางครั้งอาจเป็นแบบจำลองก็ถือเป็นหัวใจสำคัญของการขาย เช่นเดียวกับข้อเสนอการโฆษณา ในสามด้านนี้—ยังมีส่วนอื่นๆ ด้วย— การนำเสนอจริงมักจะเป็นการประชุม เอกสารใดๆ เป็นส่วนเสริมและมีแนวโน้มที่จะสรุปการนำเสนอด้วยสิ่งที่เรียกว่า 'แผ่นหม้อต้ม' เพิ่มเติม เช่น รายละเอียดด้านการบริหาร

ต่อไปนี้คือการอภิปรายเกี่ยวกับข้อเสนอทั่วไป ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับการศึกษา การสำรวจ หรือกิจกรรมการบริการ (เช่น บริการปกป้องอาคารคลังสินค้า) ในข้อเสนอดังกล่าว ใช้โครงสร้างทั่วไปดังต่อไปนี้

ข้อเสนอทั้งหมดมีอย่างน้อยสองส่วนที่แตกต่างกัน: จดหมายปะหน้าและเอกสารข้อเสนอเอง นอกจากนี้ ในบางครั้ง อาจมีภาคผนวกอย่างน้อยหนึ่งภาคผนวกกับแผนภูมิ กราฟ ภาพถ่าย แผนที่ และอื่นๆ ข้อเสนอสั้นๆ หรือบางครั้งเรียกว่า 'ข้อเสนอจดหมาย' รวมสองชิ้นแรกเข้าเป็นการส่งครั้งเดียวโดยปกติสูงสุดหกถึงแปดหน้า

จดหมายปะหน้า ทำหน้าที่เป็นเอกสารส่ง ผู้ประมูลจำนวนมากยังใช้จดหมายปะหน้าเพื่อให้สาระสำคัญของข้อเสนอในรูปแบบย่อมาก เน้นคุณสมบัติของผู้เสนอราคา ตั้งชื่อราคา และขอคำสั่ง

เอกสารข้อเสนอ มักจะมีโครงสร้างดังนี้

หน้าชื่อเรื่อง. ส่วนนี้มักจะประกอบด้วยชื่อของคุณและชื่อบริษัทของคุณ ชื่อของบุคคลหรือบริษัทที่ยื่นข้อเสนอ และวันที่ส่ง
สารบัญ. แม้ว่าโดยทั่วไปจะไม่จำเป็นสำหรับข้อเสนอที่สั้นกว่า แต่บางครั้งก็ใช้สำหรับข้อเสนอที่เป็นทางการที่ซับซ้อน ในกรณีที่แผนกต่างๆ ของลูกค้าจะตรวจสอบส่วนต่างๆ ของเอกสารแยกกัน สารบัญเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการแนะนำผู้อ่านในหัวข้อต่างๆ เช่น ไฟฟ้า โครงสร้าง การทำความร้อนและความเย็น (ในโครงการก่อสร้าง) '¦ หรือ อาหาร บริการ ดนตรี บันเทิง บริการขนส่ง (ในโครงการจัดงานเทศกาล)
บทสรุปผู้บริหาร อาจมีการสรุปรวมไว้ที่นี่หรืออาจแสดงเป็นจดหมาย
คำชี้แจงปัญหา/ปัญหา/งาน ส่วนนี้จะกล่าวถึงวัตถุประสงค์และเป้าหมายของลูกค้าซ้ำในลักษณะที่ใช้ถ้อยคำใหม่ตามที่ผู้เสนอราคาตีความ รวมถึงการแก้ไขประเด็นนี้ด้วยก็มีค่าในการแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าผู้เสนอราคาเข้าใจปัญหาอย่างถูกต้อง
วิธีการ ในส่วนนี้ ผู้เสนอราคาจะสรุปแนวทางที่เสนอเพื่อแก้ไขปัญหาของลูกค้าหรือดำเนินงานที่จำเป็น แนวทางที่เสนอมักจะเป็นกุญแจสำคัญในการชนะงาน—หากราคาเหมาะสม—เพราะมันแสดงให้เห็นวิธีการเฉพาะ วิธีคิด หรือเทคนิค เหตุใดจึงแก้ปัญหาได้ และเหตุใดจึงเหนือกว่าทางเลือกอื่น ส่วนนี้ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียด รายละเอียดเหลืออยู่ที่ระเบียบวิธี แต่มันนำเสนอองค์ประกอบเชิงกลยุทธ์ของข้อเสนอและโต้แย้งในความโปรดปรานของพวกเขา
ระเบียบวิธี ส่วนนี้จะพัฒนารายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการ ระดับของรายละเอียดควรเพียงพอที่จะสื่อให้ลูกค้าเห็นว่าจะเกิดอะไรขึ้นโดยไม่เข้าไปพัวพันกับสิ่งเล็กน้อย
คุณสมบัติของผู้เสนอราคา ส่วนนี้จะนำเสนอเอกสารประกอบว่าทำไมจึงควรเลือกผู้เสนอราคารายนี้โดยพิจารณาจากคุณสมบัติ ประวัติที่ผ่านมา และผลงานที่คล้ายคลึงกันที่ประสบความสำเร็จในอดีต
กำหนดการและเกณฑ์มาตรฐาน องค์ประกอบหลักของงานจะแสดงที่นี่เทียบกับเส้นเวลา หากจำเป็น จะมีการระบุเกณฑ์มาตรฐานเฉพาะเพื่อบ่งชี้ความสำเร็จของวัตถุประสงค์ขั้นกลาง
ข้อเสนอต้นทุน ตารางการชำระเงิน และเรื่องทางกฎหมาย ผู้เสนอราคาสรุปโดยเสนอราคาโดยละเอียดเท่าที่จำเป็นใน RFP เป็นการดีที่จะระบุเฉพาะเจาะจงเมื่อผู้เสนอราคาคาดว่าจะได้รับการชำระเงินบางส่วนเมื่องานดำเนินไป หากเกี่ยวข้องกับเรื่องทางกฎหมาย สามารถวางไว้ที่นี่ ถ้ายาวก็อาจได้บุญส่วนของตน

ข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จ

ข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จ เหนือสิ่งอื่นใด สิ่งที่ลูกค้าอธิบายว่า 'ตอบสนอง' หมายความว่าผู้เสนอราคาได้ทำการบ้านของตนแล้ว มีความคุ้นเคยกับความต้องการและแรงบันดาลใจของลูกค้าอย่างละเอียดถี่ถ้วน และได้ตอบสนองทุกแง่มุมของ RFP อย่างรอบคอบ การตอบสนองมีความสำคัญมากกว่า ในท้ายที่สุด อย่างอื่นเท่าเทียมกัน มากกว่าการดึงดูดสายตาในการนำเสนอ หรือแม้แต่ความลื่นไหลของงานเขียน ข้อเสนอที่สวยงามและเขียนได้ดีที่พลาดหรือละเลยองค์ประกอบหลักของโครงการของลูกค้าจะสูญเสียข้อเสนอที่น่าเบื่อซึ่งตอบสนองได้อย่างอื่น เขียนใน วารสารธุรกิจลอสแองเจลิส ชารอน เบอร์แมนกล่าวว่า 'การทำการบ้านและการเตรียมการที่จำเป็นสามารถสร้างความแตกต่างได้ทั้งหมด นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของเวลาและความพยายามอย่างมากในการสร้างข้อเสนอแบบมืออาชีพ' การพบปะกับผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญล่วงหน้าและถามคำถามเพื่อพิจารณาว่าพวกเขากำลังมองหาอะไรคือการเตรียมตัวขั้นต่ำ จำเป็นต้องพูด ราคาที่แข่งขันได้นั้นเป็นปัจจัยกำหนดขั้นสุดท้ายระหว่างคู่แข่งที่เท่าเทียมกันอย่างสม่ำเสมอ